Составление личного жизненного плана для саморазвития на примере.

Зачем составлять план

Смысл составления плана на год – прожить год счастливее, чем без плана. План должен вести нас по пути счастливой жизни. Поддержать наш рост над собой. Расширить наши возможности и вырастить представление о себе.

План на год – структурирует наше развитие и слегка подталкивает в спину, когда мы останавливаемся. В нём должны быть цели, достижение которых для нас значимо. Сверхценно быть эффективным, план на год служит этой задаче.

А «держать цели в голове» – это рогатка, плавно переходящая в пульт от телика.

Я планирую цели уже 5 лет. Чтобы убедить вас в пользе составления плана и не засорить статью, мне сложно привести не сотни, а всего один сильный аргумент. Слышал, все хотят «путешествовать и лежать под пальмой». Без работы – это скучная сказка. Так что я тружусь и живу в пальмовых странах 260 дней в году.

План должен расширить нашу свободу , а не зажать нас в рамки старых и навязанных целей. Если наша жизнь скована: обязанность зарабатывать на жизнь или работать над чужими целями, то будет дальновиднее составить план чтобы изменить свою жизнь.

Основные принципы планирования жизни

На первом этапе – составляем черновой список целей. Удобно с декабря приняться собирать цели, присматриваться к ним. Можно проверить их на соответствие себе, если это вокал – пойти на пробное занятие.

Но ещё до начала составления плана, полезно принять принципы, чтобы движение по плану было в радость:

Источники целей

Главный источник целей на год – наш персональный смысл жизни . Если мы его составили – на будущее нам будет намного легче: определить что для нас ценно в году, а что отбросить. Или будем исходить из идеи – чего мы хотим достичь через 5 лет. Привожу сокращённые примеры.

Мой черновой вариант персонально смысла жизни : разобраться «Кто я?» и где нахожусь.
Цели на год: читать книги по психологии , философии, религии. Расширять «Я» – непривычное поведение, роли, привычки, представление о себе, путешествия.

Итоги планирования года

Мы не знаем, что случится через год. Мы можем ошибаться по поводу своих желаний. Пример – запланировали переезд в центр города, но уехали заграницу. План не выполнился – просто мы изменились.

На Новый Год мы составляем план. Если он будет реализован, мы будем в восторге. А не выполненный план останется в нашей голове – неприятным грузом. Поэтому хитрим.

План на начало года – принимаем за 100%. Те 25% свободного места – заполняем новыми целями. Считаем всё исходя из первоначального плана, а дополнительные цели – как перевыполнение плана.

План необходим, чтобы мы себя чувствовали лучше, чтобы он нас наполнял волей двигаться вперёд, а не тормозил. В жизни произойдёт на порядок больше, чем записано в плане. Не запланированные встречи с друзьями, душевные посиделки, какие-то радостные моменты. Но они не будут учтены в плане. Помните, что движение по плану – это часть жизни, а не вся жизнь.

Значимо не правильно составить план, а значимо само планирование жизни.

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про то, как составить план продаж.

Сегодня вы узнаете:

• Для чего необходим план продаж;
• Как его рассчитать и оформить;
• Как добиться от сотрудников выполнения плана.

Зачем нужен план продаж

Нужен ли план продаж на предприятии? Ответ однозначный – да. И не только тем, кто продает конкретные товары, но и работникам сферы услуг он тоже просто необходим.

1. Для организации труда . Предприятие должно функционировать как налаженный механизм, когда каждый сотрудник имеет цель своей работы и знает, что он должен делать, чтобы ее достичь. У работников должны быть четкие представления о том, что их ждет после выполнения или невыполнения плана продаж.
2. Для увеличения прибыли . Попробуйте перевести продавца с фиксированной заработной платы на минимальную ставку и премию за выполнение плана, и вы увидите, как мотивация сотрудника отразится на доходе компании.
3. Для развития . увядает, если стоит на одном месте. Ставить перед собой цель и добиваться ее – вот задача для успешного предпринимателя. В противном случае его обгонят и «задавят» более амбициозные бизнесмены.

Виды планирования

В основе любого плана продаж лежит понимание того, какое минимальное и максимальное количество товаров должна продать компания для своего существования.

Наиболее важно для начинающих предпринимателей именно минимально допустимое значение, оно обозначает собой «дно», ниже которого функционировать уже невозможно. Для компаний, вышедших на путь роста и развития, важнее достижение максимальных планов.

Существует несколько видов планирования:

• Перспективное – долгосрочная стратегия на 5-10 лет;
• Текущее – разрабатывается на год, уточняет и корректирует показатели перспективного планирования;
• Оперативно-производственное – задачи делятся на более короткие отрезки (квартал, месяц и т. д.).

Правила создания плана продаж

Объем возможных продаж зависит от многих факторов. При создании плана необходимо учесть все моменты, важные для вашей сферы.

Например, это могут быть:

• Сезонность;
• Динамика развития и тенденции на рынке;
• Причины спада в прошлые периоды;
• Изменения в политике, экономике и законодательстве;
• Изменение ассортимента и цен;
• Каналы сбыта и потенциальные покупатели;
• Сотрудники;
• Реклама.

Порядок разработки плана продаж

Полный годовой план, основанный на глубоком анализе, создается несколько месяцев.

Чтобы получить адекватный результат и ничего не упустить необходимо:

1. Проанализировать тенденции в политике и макроэкономике . Как изменяется ВВП страны? Что происходит с ценами на нефть, газ и с курсом валют? Не лишним будет ознакомиться с мнениями экспертов, ведущих экономических СМИ.
2. Изучить ситуацию на рынке . Увеличится или уменьшится спрос? Появились ли новые конкуренты и потенциальные клиенты?
3. Вывести статистику продаж по прошлым периодам . За год в целом и за каждый месяц в частности.
4. Проанализировать причины спада и роста . Это может быть сезонность, изменения в политике компании, новый ассортимент, кадровые изменения. Составляя план на будущий год, обязательно опирайтесь на значимые моменты.
5. Составить статистику продаж отдельно по продавцам и отделам . Ориентироваться на лидеров будет слишком оптимистично, но постарайтесь немного приблизить к ним среднее значение.
6. Сформировать базу постоянных покупателей . Сколько прибыли они приносят, как часто и за какими товарами они приходят? Конечно, этот этап не относится к компаниям, ориентированным на разовые продажи.
7. Поставить цель . На основе сделанного ранее анализа уже можно представить какие были продажи в прошлом году, и на сколько их возможно увеличить в будущем. Лучше поставить две цели: выполнимую и идеальную. Именно наличие второй будет напоминать, что не стоит останавливаться на достигнутом.
8. Обсудить план с подчиненными . Установить сроки и личностные инструкции.
9. Составить бюджет . Имея наглядный план продаж, проще рассчитать, сколько придется потратить на закупки, рекламу, на премии сотрудникам.

Методы расчета плана продаж

При расчете планируемых продаж можно использовать следующие методы:

1. Субъективные: опросы, анкеты, решения, основанные на опыте предпринимателя;
2. Объективные: тестовые продажи, анализ ранних периодов, статистика спроса.

Не существует универсального метода разработки плана продаж для любой компании. Каждое предприятие избирает свой способ, опираясь на потребности и особенности деятельности.

Методов множество, но не обязательно знать их все. Достаточно избрать несколько подходящих под определенный бизнес и использовать их в комплексе.

Рассмотрим подробнее несколько основных методов, применяемых при расчете плана продаж.

Метод	Преимущества	Недостатки	Краткое описание
Анализ ожиданий покупателей	Оценка и подробная информация о товаре идет от потенциальных потребителей. Эффективно для новых продуктов	Возможны ошибки при определении группы покупателей. Зависимость от точности оценок	Применяются опросы потенциальных покупателей для оценки товара
Мнение персонала	Точность	Низкая объективность	План составляется на основе мнения продавцов
Коллективное мнение руководителей	Просто и быстро	Коллективная ответственность	Оценка руководителей усредняется, а если возникают сильные разногласия – проводится обсуждение
Метод Дельфи	Самый объективный из субъективных методов, влияние мнения группы сводится к минимуму	Долго и относительно дорого	Руководители компании (или другие сотрудники) составляют каждый свой прогноз относительно объема продаж (по продуктам и периодам) и передают его эксперту. Он формирует анонимное резюме и снова раздает его участникам исследования, которые изучают его и предлагают новый прогноз. Так продолжается до сглаживания всех разногласий.
Рыночный тест	Полная проверка реакции потребителей на товар и оценка	Открытость перед конкурентами, долго и дорого	В различных регионах проводятся тестовые продажи продукта
Анализ временных рядов	Объективно и дешево	Метод сложен в исполнении, не учитывает влияние маркетинговых кампаний, не подходит для новых товаров	Делится на три вида: скользящее среднее, экспоненциальное сглаживание, декомпозиция
Статистический анализ спроса	Объективный и понятный результат, позволяет выявить скрытые факторы, влияющие на сбыт	Самый сложный и трудоемкий метод	Прогноз делается на основе всех факторов, влияющих на продажи (экономические индексы, колебания курса валют и другие)

Анализ временных рядов

Скользящее среднее

По методу скользящего среднего прогнозируемые продажи в будущем периоде будут равны объему продаж за прошлые отрезки времени. При этом не учитываются никакие иные факторы. Чем больше периодов берется в расчет, тем точнее будет прогноз, именно поэтому данный метод не эффективен для молодых компаний.

Пример. В магазине канцтоваров за 2016 год продали 2700 шариковых ручек, за 2015 – 3140, за 2014 – 2900. Прогноз на 2017 год: (2700+3140+2900)/3=2910.

Экспоненциальное сглаживание

Метод создания краткосрочных прогнозов на основе анализа данных за прошедшие периоды. Удобен для прогнозирования развития розничных продаж. Позволяет рассчитать, сколько товара потребуется в следующий аналогичный период (месяц, неделю).

Константа сглаживания (КС) может быть от 0 до 1. При среднем уровне продаж она равна 0,2-0,4, а во время роста (например, праздничные дни) – 0,7-0,9. Наиболее подходящее значение КС определяется опытным путем – выбирается значение с наименьшей погрешностью за прошедшие периоды.

Формула: КС * Фактический спрос за текущий период + (1-КС) * Прогноз на текущий период .

Пример. За месяц в магазине канцтоваров продали 640 блокнотов при предыдущем прогнозе 610, КС – 0,3. Прогноз на следующий месяц: 0,3*640 + (1-0,3)*610= 619.

Декомпозиция и коэффициент сезонности

Декомпозиция состоит из сезонности, тренда и цикличности. На практике многие предприниматели останавливаются на применении коэффициента сезонности. Он используется при создании плана продаж на основе дохода за прошлые периоды для предприятия, чей оборот зависит от сезонности.

Шаг 1. Определение сезонной динамики. Наглядным цифровым показателем здесь выступит коэффициент сезонности.

1. Взять общую сумму продаж за прошлый год и разделить ее на 12. Таким образом, вы получите среднемесячное значение.
2. Сумму продаж за каждый месяц расчетного года разделить на среднее значение.

Пример. За прошлый год магазин осуществил продаж на 850 000 руб. Из них 44 000 в январе, 50 000 в феврале и так далее. Среднемесячное значение 850000/12 = 70 830 руб. Коэффициент сезонности января: 44000/70830=0,62, для февраля: 50000/70830=0,71.

В итоге каждый месяц получит свой коэффициент. Для надежности стоит рассчитать такие коэффициенты за несколько прошлых лет и оставить для дальнейших действий их среднее значение.

Шаг 2. Определить цель. Например, вы ставите цель увеличить продажи на 20%. Расчет произвести просто: к сумме продаж за прошлый год нужно прибавить 20%.

850000+20% = 1 020 000 руб.

Шаг 3. Составить план продаж на месяц. Общий план на год далее предстоит разбить на более мелкие периоды – в нашем примере это месяцы.

1. Годовую цель разделить на 12 – получится средний план на месяц.
2. Умножить средний план на коэффициент сезонности по каждому месяцу.

Пример. Средний план на месяц: 1020000/12 = 85 000 руб. План на январь: 85000*0,62 = 52 700 руб., план на февраль: 85000*0,71 = 60 350 руб.

Итогом станет план продаж на каждый месяц. Если будет выполнен ежемесячный план, то будет достигнута и общая цель по увеличению продаж на год. Гораздо проще контролировать выполнение плана по небольшим временным отрезкам, и предпринимать оперативные меры, чем пытаться нагнать цель в последние месяцы года.

Оформление плана продаж

План продаж как документ состоит из нескольких пунктов.

Перечислим все основные по порядку:

1. Шапка, состоящая из заголовка («План продаж отдела….») и указания автора («Составлен…» далее должность и Ф.И.О. составившего план).
2. Первый пункт – сотрудники и достижения. Здесь стоит перечислить всех работников отдела, указать потребность в новых кадрах, если есть таковая, а также упомянуть ключевые достижения за прошлый период.
3. Второй пункт – итоги прошлого периода. Для наглядности можно включить в документ график роста и спада продаж, привести итоговые значения не только по отделу в целом, но и по каждому сотруднику в частности, в процентном соотношении указать, насколько был перевыполнен или недовыполнен прошлый план.
4. Третий пункт – план на будущий период. Указывается сумма плана, перечисляются основные планируемые сделки, клиенты, которые уже готовы заключить контракт и прочие моменты, обеспечивающие гарантию прибыли в новом периоде.
5. Четвертый пункт – необходимые мероприятия. Далее, речь идет о действиях, которые еще только предстоит выполнить для достижения цели. Это могут быть изменения ценовой политики, рекламные акции, обновление технической базы компании и многие другие.
6. Дата и подписи утвердивших план руководителей.

С получившимся документом должны ознакомиться все сотрудники фирмы. Только после коллективного обсуждения и утверждения план можно официально признавать «компасом», по которому будет двигаться компания в новом году, квартале или месяце.

Структуризация плана

План продаж – это карта для развития любого бизнеса, продающего товары или услуги. Без этой карты дело рискует заблудиться, ходить кругами или вовсе двигаться в обратном направлении. А чем подробнее карта – тем проще путнику не сбиться с пути.

Опираясь на особенности , поставьте цели сразу в нескольких направлениях:

• Доля регионального и макрорынка;
• Объем продаж в целом;
• Финансовая прибыль.

Каждый большой план по возможности разбивайте на более частные. По каждому направлению, продукту, по количеству клиентов и так далее, в зависимости от вашего бизнеса.

Чем больше компания, тем больше планов придется составить. Помимо генерального, общего для всех сотрудников плана продаж, свои цели должны быть у каждого филиала, подразделения, отдела, менеджера и простого продавца.

Подобная детализация плана необходима на каждом предприятии.

Структуризация плана в идеале должна происходить по всем доступным сечениям:

• Регионы (где и сколько будет продано);
• Продавцы (кто и сколько продаст);
• Товары (сколько чего будет продано);
• Время (когда и сколько будет продано);
• Каналы сбыта (кому и сколько будет продано);
• Характер продаж (сколько продаж гарантировано, а сколько только запланировано).

Распространенные ошибки

Ошибка 1. Прогноз продаж вместо плана. Прогноз может быть частью плана продаж, но никак не может заменять его. Прогноз лишь описывает ситуацию, которая может сложиться, а может и не сложиться в будущем.

План же содержит описание цели, которую необходимо достичь, и условия, которые потребуется для этого выполнить. Он подразумевает набор определенных инструментов, с помощью которых будет достигнут результат: рекламные акции, обучение сотрудников, снижение цен.

Ошибка 2. План построен на основе только прошлогодних достижений. Анализ плана продаждолжен учитывать все важные факторы. Недопустимо сбрасывать со счетов экономическую ситуацию в стране и регионе, конкурентов, новые технологии и другие изменения, которые безусловно повлияют на продажи.

Ошибка 3. Объединение всех покупателей в одно целое. Даже у самых маленьких торговых предприятий есть определенные группы покупателей. Они могут объединяться по различным признакам: покупающие одну категорию товара, постоянные покупатели или новые клиенты, совершающие случайные покупки в торговой точке или нашедшие ваши товары в интернете. Формируя план, необходимо учесть, что вы можете предложить каждой из групп, и что возможно получить взамен.

Ошибка 4. В плане не указаны сроки и ответственные лица. В плане продаж все должно быть четко: какая цель, когда должна быть выполнена, кем и засчет каких инструментов.

Ошибка 5. План недостаточно структуризирован. Свой индивидуальный план должен быть у каждого отдела и продавца в частности. Согласитесь, что когда нет собственного плана, слишком велико искушение возложить всю ответственность на коллег.

Ошибка 6. План не обсуждался с продавцами. План никогда не будет проработанным до конца, если его составлял один менеджер, руководствуясь лишь отчетами и графиками. Продавцы, работающие «на передовой», должны как минимум иметь возможность обсуждать план с руководством, а еще лучше непосредственно участвовать в создании плана продаж.

Будьте уверены, что план вы составили верно, если по итогам периода он оказался выполнен на 85-105%.

Как добиться выполнения плана

Одно дело составлять план для себя. Это может сделать стремящийся увеличить прибыль предприниматель или менеджер, нацеленный на карьерный рост.

Но совсем другая ситуация с планами для подчиненных. Не стоит строжайшим образом наказывать за каждое невыполнение плана продаж и держать сотрудников в ежовых рукавицах – это малоэффективно.

Лучше прислушайтесь к советам опытных предпринимателей:

1. Коротко, но максимально полно сформулируйте, что вы хотите от своих работников. Лучше донести это до них в письменной форме.
2. Стимулируйте финансово. Лучшие работники достойны премии.
3. Установите бонусы не только за 100% выполнение, но и каждое преодоление некоего минимального порога (например, 60%). Пусть работник и не выполнил план, но видно, что он старался.
4. Штрафуйте за систематические нарушения.
5. Финансово зависеть от выполнения планов должна вся вертикаль сотрудников (от рядового продавца до топ-менеджера).
6. Уважайте и цените своих сотрудников и стремитесь к тому, чтобы они любили свое место работы и были заинтересованы в развитии и процветании фирмы.

Каждый работодатель заинтересован в развитии сотрудника, особенно если лицо работает на руководящей должности. Повышение квалификации работника увеличивает общую эффективность предприятия. Совершенствованию сотрудника способствует составление индивидуального плана развития (ИПР).

Что представляет собой индивидуальный план развития

План развития – это совокупность обучающих мер, способствующих улучшению компетенции, профессиональному росту. Индивидуальный он потому, что составляется в соответствии с особенностями работы конкретного сотрудника.

При разработке плана нужно учитывать потребности специалиста, а также потребности фирмы. По этой причине индивидуальный план развития выгоден как фирме, так и специалисту.

Исполнение плана сотрудником можно поощрять материально. В индивидуальном плане развития указываются стратегии развития, приводятся рекомендации. В плане может быть указан перечень книг, которые нужно прочитать, ряд семинаров и лекций, положенных для прослушивания.

Цели составления плана

Индивидуальный план развития составляется со следующими целями:

• Увеличение лояльности штата.
• Повышение профессиональной квалификации.
• Повышение конкурентоспособности товаров, которые выпускает предприятие.
• Увеличение эффективности труда.
• Планомерное развитие специалиста.
• Координация трудовых целей.
• Повышение эффективности контроля.
• Превращение гипотетических целей в действия.
• Упрощение анализа сильных и слабых сторон специалиста.
• Своевременная подготовка к модернизации предприятия.
• Обеспечение самоорганизации.
• Расстановка приоритетов.

Без плана сотрудник также может развиваться, но это будет хаотичным. Кроме того, работодатель не сможет отслеживать результаты развития.

Кто создает индивидуальный план развития и для кого

Для кого формируется план развития? Однозначно дать ответ на этот вопрос нельзя. Компания может выбрать одну из следующих стратегий:

• Индивидуальный план развития разрабатывается для каждого работника. Данная модель базируется на том, что каждый сотрудник, вне зависимости от своей должности, может повысить эффективность фирмы.
• План оформляется только для сотрудников, претендующих на высокие должности. Модель основана на том, что разработка индивидуального плана – процесс сложный и дорогостоящий. Поэтому лучше разрабатывать план только для лиц с высоким потенциалом.
• План оформляется только для руководящего состава. Модель базируется на мнении, что эффективность компании определяется эффективностью действий руководства.

Выбор модели зависит от того, какие именно сотрудники способствуют повышению продуктивности работы фирмы. Развитие этих специалистов позволит с минимальными затратами увеличить эффективность. Именно в этих сотрудников имеет смысл вкладывать наибольшее количество сил.

Формированием плана должен заниматься руководитель совместно с сотрудником. Однако для качественного составления плана руководитель должен обладать всеми соответствующими знаниями. Не у каждого управленца есть эти знания. Поэтому в помощь себе следует привлечь профессионального коуча.

Этапы разработки плана развития

Рассмотрим основные шаги по разработке индивидуального плана развития:

1. Подготовка. Разрабатываются рекомендации по развитию, а затем они изучаются сотрудником. Работник формирует приоритеты развития лица. Заказывается консультация по составлению плана, если она требуется.
2. Составление плана. Составляется таблица, в которой указываются приоритеты, развивающие мероприятия.
3. Согласование плана. Сформированный план нужно согласовать с руководителем. Если нужно, вносятся коррективы.
4. Утверждение плана. Утверждением плана также занимается руководитель.

Составленный план развития анализируется на предмет соответствия критериям:

• Наличие логики, разумная последовательность. Предполагается, что сначала сотрудник будет решать простые задачи, а только потом сложные.
• Соответствие основной цели. В плане указывается навык, который должен развить сотрудник. Поставленные задачи должны способствовать формированию этого навыка.
• Установление сроков. Развивающие мероприятия должны исполняться в определенный срок. Это облегчит контроль их выполнения.

Важно, чтобы план был реалистичным. То есть сотрудник должен успеть исполнить все развивающие задачи. По этой причине нужно учитывать его стандартную трудовую нагрузку.

Элементы, составляющие план развития

Структура индивидуального плана развития зависит от потребностей фирмы и сотрудника. Как правило, план включает в себя эти элементы:

1. Сведения о работнике. Это ФИО, должность, отдел, в котором работает сотрудник, период планирования.
2. Задачи. Нужно перечислить актуальные профессиональные задачи.
3. Рекомендации. Нужно перечислить рекомендации по развитию профессиональных компетенций.
4. Цели. Нужно перечислить цели исполнения тех или иных мероприятий, а также указать сроки достижения этих целей.
5. Результаты исполнения плана. Прописываются результаты. В этот раздел могут быть включены комментарии.

Если требуется, план может включать в себя дополнительные пункты.

При разработке индивидуального плана развития имеет смысл руководствоваться этими рекомендациями:

1. В год устанавливается не больше двух направлений развития. Только в этом случае можно добиться должной эффективности.
2. Каждое направление должно включать полный комплекс мероприятий: теория, обучение под присмотром опытных специалистов, практика.
3. Обеспечение равномерной нагрузки в течение всего года.
4. Нельзя группировать в одном периоде один и тот же развивающий метод. Важно их правильное сочетание. К примеру, не следует давать сотруднику задание весь месяц читать книги. Теорию нужно обязательно сочетать с практикой.

Руководители должны оценить ресурсы для исполнения плана. Это материальные затраты, время.

ВАЖНО! Для того чтобы план был еще более эффективным, к его созданию имеет смысл привлекать несколько специалистов: сотрудников, представителей отделов управления персоналом, консультантов, коучей.

Пример плана развития

План развития оформляется в форме таблицы. Рассмотрим пример. Сначала нужно указать личную информацию: ФИО сотрудника, дату его рождения, должность, период, в течение которого план будет актуальным. Затем прописывается эта информация:

Задачи	Формирование и введение на предприятии системы менеджмента качества
Рекомендации	Сотруднику следует: Развить аналитическое мышление. Особое внимание обратить на планирование. Совершенствовать навыки управления. При постановке задач ориентироваться на анализ экономической составляющей. Развивать большую инициативность.
Цели развития	Приобретение навыка распределения ответственности
Методы развития	В рамках плана используются следующие методы: Самостоятельное обучение (прочитать не менее 3 глав из книги «Искусство менеджмента». Составление конспекта по самым значимым моментам. Тренинги и семинары. Запись и принятие участия в семинаре «Как повысить эффективность работы».
Дата создания плана	28.09.2018
Подписи (сотрудника и руководителя)

Вторая часть плана – результаты. Они включают в себя самостоятельную оценку своего развития сотрудником, оценку со стороны руководителя. Управленец также может дать определенные комментарии.

ВАЖНО! Каждая задача должна иметь свои сроки. К примеру, сотруднику нужно прочитать указанную книгу до 1 июня, посетить тренинг до 1 августа.

РАНО ИЛИ ПОЗДНО НАСТУПАЕТ МОМЕНТ, КОГДА ВЕДЕНИЕ СКЛАДСКОГО ХОЗЯЙСТВА НА ПРЕЖНЕМ УРОВНЕ СТАНОВИТСЯ НЕВОЗМОЖНЫМ. И ТОГДА РУКОВОДИТЕЛИ НАЧИНАЮТ ЗАДУМЫВАТЬСЯ О ДАЛЬНЕЙШЕМ РАЗВИТИИ СКЛАДА. УСТРАНИТЬ СУЩЕСТВУЮЩИЕ ПРОБЛЕМЫ И НЕ ПРИОБРЕСТИ НОВЫЕ В УСЛОВИЯХ БОЛЕЕ КРУПНОГО ХОЗЯЙСТВОВАНИЯ ПОМОЖЕТ ПРАВИЛЬНО СОСТАВЛЕННЫЙ ПЛАН РАЗВИТИЯ СКЛАДА

Любое развитие начинается с неудовлетворенности текущей ситуацией. Именно это является исходной точкой планирования. Однако неудовлетворенность сложившимся в работе склада положением необходимо четко обосновать, определить конкретные причины, которые ее вызывают. Как правило, они носят естественный характер и связаны с развитием бизнеса компании. Разберем пример из практики (см. таблицу). Вначале необходимо было определить основной список проблем в работе складского комплекса, которые тормозили работу не только самого подразделения, но и развитие всей компании. Затем предстояло определить цели.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЦЕЛИ

Цели могут быть первоочередными и перспективными. К первоочередным следует отнести устранение проблем, выявленных в ходе внутреннего аудита. К перспективным - решение задач по внедрению автоматизированных систем учета, техническому переоборудованию складского комплекса.

Таким образом, в рассматриваемом примере план развития склада состоял из двух разделов. В первом разделе были намечены:
1) поэтапные действия по устранению выявленных в ходе внутреннего аудита проблем;
2) программа подготовки логистического комплекса к достижению перспективных целей. Во втором разделе плана указывались шаги по поэтапному переходу от существующих модели организации бизнес-процессов и технического оснащения к новым. После проведения всей аналитической и подготовительной работы по перспективам развития конкретного складского комплекса был определен следующий алгоритм действий (см. врезку "Алгоритм: планируем развитие склада"). Перечисленные во врезке шаги в свою очередь могут быть разбиты на отдельные этапы, становящиеся в плане пунктами. Каждая компания, исходя из имеющихся условий, разумеется, определяет свои пути решения поставленных задач. Важно помнить, что в плане развития каждый последующий пункт должен быть логическим продолжением предыдущего. Более того, поэтапное движение к определенным в плане результатам требует проработки индивидуального алгоритма действий по переходу на новые бизнес-процессы. Само же построение "склада будущего" должно базироваться яг том лучшем, что уже было достигнуто компанией в этом направлении.

ТАБЛИЦА. ПРЕДПОСЫЛКИ СОЗДАНИЯ НОВОГОПЛАНА РАЗВИТИЯ СКЛАДА
Изменение	Последствия
Интенсивное развитие бизнеса	Нехватка складских площадей
Увеличение числа клиентов	Потребность в повышении скорости комплектации заказов, их доставке при непременном сохранении качества собранного заказа
Расширение ассортимента	1. Нехватка складского оборудования. 2. Потребность в его замене на максимально соответствующее размещаемым грузам и товарам
Внедрение новой ERP-системы	1. Повышение требований к уровню квалификации персонала, в частности компьютерной грамотности, а следовательно, решение HR-менеджерами вопросов о затратах на обучение персонала / постепенной ротации кадров/ привлечении новых специалистов. 2. Пересмотр существующих бизнес-процессов и введение новых

АУДИТ Аудит существующего положения вещей внутри компании - это первое де ло при планировании, хотя решиться на его проведение руководителям не всегда легко. Ведь выявленные пробелы и недостатки в организации работы различных подразделений заставляют задуматься о правильности выбранной руководством политики. Не если решение о необходимости реорганизации работы складского комплекса уже принято, то без такого важногс шага, как аудит, не обойтись.

Несмотря на то что поставлена задача оптимизации работы складского комплекса, аудиту должна быть подвергнута работа всех подразделений компании. Ведь складской комплекс не функционирует сам по себе, и его работа целиком и полностью зависит от правильной организации процессов закупок и продаж. А значит, необходимо проанализировать обоснованность закупок, их стабильность и планомерность. Ведь от того, насколько грамотно спланирован этот процесс, зависит состояние склада: его наполняемость (способность склада принять определяемый отделом закупок объем товарного запаса), способность обслуживать имеющийся товарный запас и обеспечивать отгрузку товара клиентам.

Деятельность отдела закупок в этой части неразрывно связана с анализом продаж. Планирование работы двух отделов должно быть согласованным. Любой сбой сразу же скажется на работе склада: затаривание неликвидным товаром, низкий уровень доступности товара (наличие товарного ассортимента не в полном объеме). Все это может повлечь неудовлетворение спроса и потерю клиентов.

Так как речь идет о внутреннем аудите, то при его проведении силами своих же сотрудников велика вероятность появления у них желания "перевалить воз проблем" на другой отдел и наоборот - в своем отделе "копать" неглубоко. Поэтому для такой работы правильнее всего пригласить стороннюю организацию. После аудита должна быть представлена реальная картина существующего положения дел в компании в целом с указанием узких мест в работе каждого подразделения. На этом материале и должна строиться первая часть плана. Какой она будет, зависит от состояния дел на текущий момент, а также от перспектив развития и стратегии компании.

ПЛАН НА ПРАКТИКЕ

Разберем процесс планирования на конкретном примере из практики. Отдел закупок не всегда выдерживал сроки и объемы поставок. Планомерность поставок, определявшаяся отделом, срывалась транспортными компаниями. На возникающие в ходе транспортировки грузов задержки накладывались простои на таможне. Таким образом, на склад вместо запланированных одной-двух машин в день одновременно могли прийти пять. Такая ситуация сразу сказывалась на работе склада.

Штат сотрудников и организация их работы не были рассчитаны на большой поток машин, а следовательно, приемка груза и соответственно выпуск товаров в продажу задерживались. Это в свою очередь незамедлительно сказывалось на работе отдела продаж. Долгое ожидание нужного товара, отсутствующего на складе, продлевалось уже из-за неспособности склада оперативно обработать нахлынувший грузовой поток.

Вслед за "волной" поставляемого товара, накатывалась "волна" продаж, с которой складу вновь приходилось справляться в авральном режиме. Если учесть, что такое положение вещей было скорее правилом, чем исключением, становится понятно, в каком непростом положении находился склад.

После проведения аудита было составлено заключение, в котором не только констатировались выявленные проблемы, но и предлагались пути их решения. Они и были положены в основу плана развития склада.

АЛГОРИТМ: ПЛАНИРУЕМ РАЗБИТИЕ СКЛАДА

1шаг Произвести переезд в новый, спроектированный с учетом актуальных потребностей складской комплекс большей площади. Такое решение обоснованно, так как вкладывать средства в реконструкцию старого склада экономически нецелесообразно. Выгоднее переехать в новый складской комплекс, планировка и техническое оснащение которого будут полностью отвечать сегодняшним требованиям с заделом на дельнейшее его развитие. 2шаг Выбрать, приобрести и установить новое складское оборудование, соответствующее условиям хранения товара. Произвести грамотное проектирование зон хранения различных групп товаров. Это позволит: 1) организовать складские зоны таким образом, чтобы максимально сократить время на обработку поступающих грузов, их размещение в зонах

паллетного хранения, обеспечить быстрое пополнение зоны комплектации; 2) организовать размещение товара в зоне комплектации таким образом, чтобы максимально сократить время, затрачиваемое на сбор заказа клиента. С помощью этого комплекса мер можно сократить как прямые потери, вызванные неправильными условиями хранения товара, так и косвенные, связанные с потерей клиентов. 3шаг Внедрить новую ERP-систему. Этот шаг оправдан в случае, когда компания переходит на новые принципы учета товародвижения, требующие большего, чем прежде, объема информации о товаре. Внедрение единой ERP-системы целесообразно и в компаниях, имеющих широкую филиальную сеть. Это позволяет начать использовать единые формы отчетности и облегчить документооборот.

РАДИКАЛЬНОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ

Так как отмечаемый рост числа клиентов и объема закупаемой ими продукции требовали постоянного увеличения объема товарных запасов, а имеющийся склад явно не отвечал предъявляемым требованиям, было принято решение о строительстве нового складского комплекса. При его проектировании необходимо было учесть такие задачи, как:
- одновременное проведение приема и отпуска товара без пересечения товарных потоков;
- максимальное уменьшение количества внутренних перемещений товаров из одной зоны в другую за счет грамотного размещения складских зон обработки и хранения товаров;
- сокращение времени на сбор заказа комплектовщиком и погрузку товара в машины путем правильной организации зон комплектации заказов. Проектирование нового складского комплекса было неразрывно связано с выоором складского оборудования для хранения товара, а также приобретением новой погрузочно-разгрузоч-ной техники. Для паллетного хранения были закуплены: традиционные пал-летные стеллажи, консольные стеллажи для длинномерных грузов (до 6 м), стеллажи для горизонтального хранения сэндвич-панелей (1,5 х 3,0 м), а также пирамиды для их вертикального хранения и сортировки. В качестве погрузочно-разгрузочной техники были выбраны штабелеры с поворотными вилами и погрузчики с фронтальной загрузкой, что позволило сэкономить на ширине проходов между стеллажными рядами и увеличить полезную площадь склада.
Для зоны комплектации заказов было также использовано различное оборудование: от полочных до гравитационных стеллажей с лотками для мелкой фурнитуры. Применение последних позволило на маленькой площади разместить большой ассортимент товара, что в свою очередь сократило время сбора заказа. Для отсчета большого числа мелкотоварных единиц в зоне комплектации были установлены электронные весы.

ОБРАЗЕЦ ПЛАНА РАЗВИТИЯ СКЛАДА

1. Отделу закупок с целью сокращения издержек, связанных с обслуживанием складского запаса: - провести анализ складских остатков; - разработать систему внутреннего резервирования, которая бы позволила гибко управлять товарным потоком между внутренними подразделениями отдела продаж (городскими оптовым и розничным отделами и отделом региональных продаж); - согласовывать объем закупок с отделом продаж во избежание затаривания одними товарными позициями и создания дефицита других; - информировать отдел продаж и склад о времени поставок с целью планирования ими своей работы. 2. Складу: - внести изменения в планировку размещения товаров по группам исходя из проведенного АВС-анализа;- разработать гибкий график работы складских сотрудников, позволяющий выводить максимальное число сотрудников в моменты пиковых нагрузок или переводить сотрудников внутри склада с одного вида работ на другие в зависимости от их объема. 3. Отделу продаж: - для работы с мелкими оптовыми и розничными клиентами открыть розничный магазин в целях сокращения документооборота по отпуску этих клиентов и предоставления сотрудникам склада возможности в большей степени сосредотачиваться на обработке заказов крупных клиентов; - в связи с постоянно растущими потребностями клиентов обратить внимание на расширение ассортимента компании и охват новых сегментов рынка.

ВСЕ ИДЕТ ПО ПЛАНУ

Переезд на новые площади неизменно повлек за собой пересмотр принятых на прежнем складе бизнес-процессов. В том числе и замену существующей ERP-системы на новую, в большей степени отвечающую сегодняшним потребностям компании.

Для того чтобы максимально быстро обрабатывать поступающие грузы, а также правильно их размещать и в зоне паллетного хранения, и в зоне комплектации, нужно было одновременно перестроить систему учета товара и внутренний документооборот. Было принято решение о создании справочника номенклатуры товара с максимально полными сведениями о товаре.

В систему (наравне с традиционной информацией о товаре - артикуле, наименовании товара, штрихкоде, производителе) были внесены данные о поставщике, аналоге товара, которым он мог быть заменен в случае отсутствия на складе. Также указывались сведения о размерах, весе, нормах упаковки товара, включая информацию, как о единичной норме упаковки, так и о заводской паллете. Для правильного размещения товара на стеллажах в систему были внесены их технические характеристики. Это позволило избежать перегрузки стеллажей и возможного их обрушения. Во внутреннем документообороте складского комплекса появились документы, помогающие сотруднику быстро найти нужный товар, получить всю необходимую информацию о заказе (наименование клиента, адрес и время доставки).

Следующим шагом в оптимизации работы складского комплекса должна была стать автоматизация всех процессов товародвижения на складе с использованием терминалов накопления данных. Решение этой задачи выявило некоторые сложности, связанные с кадровыми вопросами. Руководству компании нужно было сохранить имею щийся состав профессиональных комп лектовщиков, кладовщиков и в то же время поднять их профессиональный уровень. Было принято решение обучить сотрудников работе с терминала ми и компьютерными программами, а ко вновь принимаемым сотрудникам были повышены требования в части компьютерной грамотности.

ВЫВОДЫ

Рассматриваемая компания переехала в новый складской комплекс, который был спроектирован с учетом всех требований, предъявляемых к организации товарных потоков на складе: 1) имеются двое ворот на прием товара и трое на отгрузку; 2) выделен блок, оборудованный гравитационными стеллажами для сортировки поступающих грузов с разведением по габаритам, производителю и зонам дальнейшего размещения товара. Следующим этапом станет переход на полностью автоматизированный учет движения товара, использование терминалов накопления данных на всех этапах товародвижения. Работа подобной системы позволит всем заинтересованным сотрудникам в режиме реального времени получать всю необходимую информацию о поступившем товаре, состоянии комплектации заказов и их отгрузке клиенту. Таким образом, можно с уверенностью сказать, что достижение целей возможно лишь при правильном их формулировании и грамотной оценке ситуации. Это и есть основные правила планирования.

Журнал "Складские технологии" 5, 2006г.

В какой-то момент каждый хочет что-то улучшить или изменить в своей жизни. План личного развития может помочь вам достичь целей, о которых вы мечтаете. Если вы хотите справиться с новыми сложными задачами, повысить производительность труда или избавиться от вредных привычек, то составленный план личного развития - это отличный способ достичь успеха.

Шаги

Станьте целеустремленнее

Решите, что вы хотите изменить . Возьмите чистый лист бумаги или заведите новый дневник. Делайте заметки о тех областях своей жизни, которые нуждаются в улучшении. Некоторые эксперты полагают, что для того чтобы оставаться сконцентрированным, лучше сосредотачиваться на одной цели за раз, однако, если вы чувствуете в себе силы, можете поставить перед собой сразу несколько целей. Выделите конкретные области в своей жизни, которые тяготят вас в течение нескольких месяцев или лет. Например, если вы курите, то, возможно, сейчас наступило время поставить цель бросить курить! На что необходимо обратить внимание:

• Здоровье и Фитнесс
• Отношения
• Карьера
• Финансы
• Привычки и образ жизни
• Образование

1. Запишите свои цели. Возьмите листок бумаги и запишите, чего бы вы хотели достичь. Исследования показывают, что люди, записывающие свои цели на бумаге, с большей охотой берутся за их достижение. Сделайте четыре заголовка в верхней части страницы. Первый заголовок - "Цели", а следующие четыре заголовка: "Один месяц", "Шесть месяцев", "Один год" и "Пять лет". Если хотите, вы можете дописать "Десять лет" и так далее. Под целями составьте список того, что вы хотите изменить. Например, "Карьера" или "Финансы". Затем под заголовками времени укажите, что вы хотели бы изменить в своей жизни за этот период.

   • Обязательно формулируйте цели утвердительно. Например, "Я буду...", а не "Я мог бы" или "Я надеюсь, что...". Чем увереннее будут ваши заявления, тем больше они будут вас мотивировать.
   • Будьте конкретны, записывая цели. Например, вместо того, чтобы написать "Я буду худеть", напишите "Я похудею на 2 кг, больше занимаясь физической деятельностью и уменьшив потребление калорийной пищи".
   • Внизу страницы создайте раздел под названием "Способы реализации" и запишите все шаги, которые вы собираетесь предпринять, чтобы приблизиться к своей цели. Например, "Я буду проходить 1,5 км в день" или "Я буду есть салат из свежих овощей каждый день."

2. Убедитесь, что ваши цели можно достигнуть . У вас есть для этого достаточно навыков, знаний, средств и возможностей? Например, вы можете подумать о том, чтобы записаться на вечерние курсы, приобрести тренажерное оборудование или нанять бизнес-тренера. У вас появится больше вдохновения и вы приблизитесь к намеченным целям, если заранее подготовитесь как следует.

   Найдите наставника. У большинства успешных деловых людей был великий наставник. Найдите успешного бизнесмена, спортсмена или общественного деятеля, которым вы восхищаетесь. Если вы знакомы с кем-то лично, то спросите, может ли этот человек стать вашим наставником. Если вы ни с кем не знакомы, тогда прочитайте о том, как они достигли своих целей. Исследуйте, что они делали и что их мотивировало, чтобы вас это могло вдохновлять. Скорее всего, они ведут блог или о них написана статья, в которой они делятся историей своего успеха. Например, "Как я заработал свой первый миллион..."

   Расскажите о своих целях другу . Если вы расскажите своей семье и друзьям о поставленной цели, то у вас появится группа поддержки, которая будет вдохновлять вас и укреплять заинтересованность довести дело до конца. Ваши друзья или члены семьи могут случайно спросить вас, как продвигаются дела, что поможет вам оставаться сосредоточенным на том, что вы намеревались сделать. Никому не сказав о своей цели, вам будет проще от нее отказаться и не чувствовать никакой вины из-за этой неудачи.

   Сохраняйте положительный настрой. У всех великих людей, добившиеся чего-то в жизни, были мечты, которые поначалу казались совершенно несбыточными, но вместо того, чтобы позволить трудностям сломить их решимость, они двигались дальше. Сохраняйте позитивный настрой, так как самым большим препятствием на пути к успеху являются ваши собственные мысли. Находясь за рулем автомобиля или дома, включите мотивационный CD-диск, который вдохновит вас и ободрит, чтобы вы не сбились с пути. Постарайтесь не придавать пустякам слишком большого значения.

   • Не делайте из мухи слона.
   • Не позволяйте смутным опасениям мешать вам сделать то, что вы хотите.
   • В любой негативной ситуации находите что-то позитивное.
   • Постарайтесь создать вокруг себя позитивное окружение и прилагайте старания, чтобы его улучшать.
   • Помогите кому-то обрести смысл и вести более позитивный образ жизни.

Организуйте себя

1. Составьте список способов. Есть много возможностей заниматься самообразованием и узнавать больше о той области, в которой вы улучшаетесь. Собирая информацию о том, в чем вы стремитесь улучшиться, вы сможете быть в курсе последних достижений в этой области и сохраните вдохновение.

   • Посмотрите в местной газете, не проводятся ли учебные курсы.
   • Сходите в местную библиотеку и возьмите почитать книги.
   • Учитесь на опыте и знаниях других людей и пройдите онлайн-курс или семинар, который бы вас вдохновил.
   • Попросите друзей, которые уже чего-то достигли в интересующей вас области, рассказать, какие способы они использовали.

2. Делайте заметки. Конспектирование - это активный процесс, благодаря которому вы становитесь активным учеником. Слушая какой-то семинар или мотивационной CD, делайте заметки о том, что вы изучаете. Как это соотносится с вашими целями? Заметки позволят освежать в памяти информацию, которую вы изучали, а также помогут вам отслеживать свой прогресс.

3. Пересматривайте свои цели еженедельно. Если вы не будете думать о своих целях, то перестанете прилагать усилия, чтобы их достичь. Если вы ничего не делаете для достижения целей, то они становятся просто мечтами. В определенное время, например в понедельник утром, оценивайте свои успехи за прошедшую неделю и составляйте на предстоящую неделю план действий, которые помогут вам приблизиться к цели. Еженедельно перечитывайте свои цели - это поможет вам помнить об их важности и позволит ясно видеть, чего вы действительно хотите добиться в жизни.

   • Проверьте, успеваете ли вы в запланированный срок. Возможно, вам нужно выбрать себе несколько промежуточных целей, чтобы заметно приблизиться к основной цели и достичь ее.
   • Убедитесь, что вы поставили перед собой трудную задачу. Если цель слишком легкодостижимая, возможно, вам стоит ее усложнить, добавив новую составляющую. Например, "Я пробегу 3 км в день", вместо "Я пробегу 800 м в день".
   • Проверьте, вдохновляют ли вас по-прежнему цели. Если нет, вносите в них коррективы, пока не почувствуете больше энтузиазма.

• Начните с цели, которую сможете достичь за короткий промежуток времени, чтобы вы не расстраивались из-за того, что приходится долго ждать.
• Не спешите. Помните о пословице: "Поспешишь - людей насмешишь", и все у вас получится.
• Достигнув цели, отпразднуйте свой успех.
• Собирая полезную информацию, отбирайте соответствующие книги, компакт-диски и курсы. Например, если вы хотите выбраться из долгов, ищите книги по финансовой свободе.
• Постарайтесь завести ответственного друга, чтобы не сдаваться.

Предупреждения

• Помните, что понадобится некоторое время для этих изменений. В результате методичного приближения к цели вы добьетесь большого успеха.