Программа для отеля WinHotel Pro позволяет вести учет бронирования заявок гостей в отеле, гостинице, базе отдыха, пансионате, мотеле, санатории. Автоматизирует работу учета заездов гостей в отель. Визуальное бронирование. Бронирование номеров осуществляется в шахматке номерного фонда, где можно ввести новую заявку бронирования или отредактировать ее. В заявке на бронирование можно учитывать оплаты от клиента, которые формируют взаиморасчеты.

Программа WinHotel Pro была разработана в соответствии с потребностями заведений для временного проживания и широкий функционал охватывает все аспекты регистрации постояльцев. Использование удобной программы рекомендовано для следующих заведений: отелей, гостиниц, баз отдыха, пансионатов, мотелей, санаториев.

Программа WinHotel Pro обладает широким функционалом, который включает в себя все необходимое:

учет номерного фонда. В программе учитывается весь номерной фонд гостиницы, вне зависимости от его масштабов, что позволяет максимально быстро увидеть все необходимые данные по каждому номеру;

посуточный учет номеров, занятых гостями. Учет реализован в таблице со списком номеров и датами. Для того чтобы понять, какой номер занят, когда был заезд и когда номер освободится, достаточно одного взгляда на таблицу - в соответствии с датой на ней отображается имя, фамилия и отчество гостя, и все данные о его пребывании в номере. Кроме того, рядом с номером отражается его стоимость в рублях;

оперативный учет заявок в отеле. Форма заявок позволяет быстро рассчитывать стоимость и заполнять все необходимые данные: дату, имя клиента, номер его паспорта, гостиничный номер, который он планирует занять, питание и другие данные. В соответствии с датой и временем заезда и выезда, а также стоимостью номера, в программе автоматически рассчитывается итоговая стоимость. Кроме того, есть возможность учета скидок в процентах;

создание форм отчета. В программе WinHotel Pro формируются самые разные отчеты, включая графики заездов, отчеты о проживании, ежедневные отчеты о количестве проживающих гостей и взаиморасчеты с посетителями;

бронирование номеров. Для того чтобы отметить забронированные номера, нужно открыть номерной фонд, реализованный в виде таблицы. В этой таблице можно завести новую заявку на бронирование или отредактировать ранее созданную. Форма заявки на бронирование позволяет печатать договор, счета и путевки, приходный кассовый ордер, а также счета для оплаты услуг.

WinHotel Pro - одна из лучших программ для отеля, автоматизации работы отеля, гостиницы!

Отзывы о WinHotel Pro

Гостиница регион 24 г. Красноярск

Программа в целом хорошая. многофункциональная. Все необходимые отчёты есть. Редактор доступен, понятен. Есть микро недоработки, но разработчик идёт на встречу держим обратную связь.

Использование системы автоматизации гостиницы обеспечивает четкость обслуживания клиентов, налаживает контроль над действиями обслуживающего персонала и сокращает затраты. Управление пансионатом, отелем или мини-отелем на основе инновационных технологий и особого программного обеспечения - выход на новый уровень оказания услуг и залог процветания вашего бизнеса.

Специфика деятельности персонала пансионатов и гостиниц значительно отличается от других отраслей предоставления разного рода услуг, поскольку в гостиничном бизнесе приходиться постоянно взаимодействовать с большими объемами информации, касающимися брони номеров, числа дней проживания, времени выселения и пр., предоставлять соответствующую отчётность, а также следить за высоким уровнем сервиса. Поэтому автоматизированные системы гостиниц характеризуются широким уровнем распространения и внедрения.

Главные преимущества автоматизации отелей

Автоматизация гостиницы способна:

• объединить информацию о деятельности всех отделов в единую информационную систему;
• производить бронирование и оплату любым удобным способом;
• выполнять учет движения, расходования ресурсов отеля;
• повысить скорость управления номерным фондом;
• минимизировать время при заселении постояльцев;
• вводить необходимую учетную информацию в единую систему;
• организовать логику работы портье, горничных, персонала общепита;
• сформировать учетный прайс оказываемых услуг, вести учет прибыли;
• ограничить зоны доступа для персонала;
• повысить безопасность работы за счет использования видеонаблюдения и прочих систем.

Автоматизация гостиницы, программы для которой доступны для использования каждому пользователю, позволяет реализовывать комплекс задач. Их выполнение обеспечивает высокий уровень работы и качественное обслуживание. Другими словами, автоматизация отеля позволяет модернизировать весь комплекс предоставления гостиничных услуг, повысить скорость обработки информации и уровень согласования действий персонала, при этом автоматизация ручного труда снижает вероятность возникновения ошибок, что отражается на качестве ведения отчетности. А для руководства имеется богатый пласт материала для проведения анализа бизнес-процессов.

ПО для управления гостиницами: основные возможности

Программные продукты для гостиничной автоматизации относят к группе специальных программных систем, именуемых Property Management Systems - системы для управления элементами недвижимости. Помимо непосредственно HMS, к ним относят программные продукты для управления другими объектами (тренажерных залов, ресторанов, баров), а также программами для управления складскими комплексами, супермаркетами, госучреждениями.

Все предлагаемые HMS имеют похожую структуру, состоящую из нескольких основных модулей:

• блока регистрации и обслуживания постояльцев;
• службы контроля и управления;
• интерфейсов к внешним системам.

Любая автоматизированная гостиница имеет свой комплект исполнительных блоков, но стандартный набор функций следующий:

1. Портье – важный модуль, отвечающий за регистрацию и поселение гостя в номер, и, соответственно, расчет и выселение. Интерфейс этой службы выполнен в виде интерактивного плана поселения номерного фонда («шахматка»), выполняющего все задачи, связанные с поселением и обслуживанием клиентов.
2. Бронирование – служба, позволяющая определять доступность или занятость номеров на определенный период, а также выполнять создание и отмену предварительного бронирования.
3. Модуль для горничных – служит для планирования графика дежурств персонала, уборки номеров, формирования перечня выполняемых работ (уборка, смена полотенец, исполнение туалетной косметики и т. д.). Обычно модуль выполняет подсчет количества баллов, получаемых персоналом при выполнении работ, и также он контролирует обеспеченность мини-баров.
4. Администрирование – служба предназначена для настройки работы непосредственно программного продукта, изменение расценок, курса валют и др.
5. Бухгалтерия – служит для передачи информации для последующей обработки в бухгалтерские программы (как правило, это «1с»). Но существуют некоторые гостиничный программные продукты с возможностями «1с».

Взаимодействие с внешними системами

Автоматизированное управление гостиницей используется в комплекте с множеством внешних систем, управляющих функционированием оборудования в отеле и обеспечивающих оказания постояльцам спектра разнообразных услуг.

К оборудованию, используемого при ведении гостиничного бизнеса, относятся:

• Фискальные регистраторы для проведения любых финансовых операций с платежными и кредитными картами и наличными средствами, которыми могут рассчитываться постояльцы.
• Системы контроля доступа – широко распространены электронные замки «офлайнового» и «онлайнового» типов. Последние в основную программу отправляют сведения о доступе персонала, попытках несанкционированного доступа.
• Энергосбережение – одно из приложений системы доступа - так называемый энергосберегающий карман, предназначенный для хранения ключа-карты, включения электроэнергии в номере. Определенные автоматизированные системы могут устанавливать температурный режим в номере исходя из присутствия/отсутствия жильцов и пр.
• Специальные системы с платным ТВ, которые позволяют предложить гостям просмотр телеканалов, без рекламы либо «видео по требованию». Такую демонстрацию обеспечивают поставщики контента и транслируются только по сети гостиницы.
• Возможность онлайн-бронирования - служба, с помощью которого гость может выбрать и заказать номер самостоятельно. Это повышает уровень доверия к отелю, увеличивает приток клиентов.
• Системы автоматизации баров и ресторанов - организует автоматизацию заказа и передачи к исполнению, учет запасов и контроль перемещения товаров, защиту от недобросовестных работников.

Важно! Организовать обслуживания гостей так, чтобы счета за продукты оплачивались при выезде. Для чего система запрашивает информацию о постояльце, его состоянии счета, передавая сведения об используемых услугах.

Программы для гостиниц на Российском рынке

• SmartHotel – мощнейшее программное обеспечение для управления гостиницей, функционирующее на платформе 1с. Эта программа выполняет любые требуемые функции для автоматизации отелей, включая главный офис гостинцы и управление рестораном.
• Фиделио – это программное обеспечение, которое уже более 30 лет используется в российском гостиничном бизнесе. Стоимость установки определяется в индивидуальном порядке и в основном зависит от размеров гостиницы, комплектации гостиницы. А также следует заметить, что один из наиболее дорогих программных комплексов.
• Эдельвейс – это российская разработка, стоимость которой определяется от числа рабочих мест.
• 1C Отель – наиболее недорогое и простое решение, цена зависит от количества рабочих мест.

Подводя итоги

Безусловно, автоматизация гостиницы - это обязательный шаг для роста и развития собственного бизнеса. Но перед тем как приступить к автоматизации бизнес-процессов вашей гостиницы рекомендуется сформулировать основные требования и задачи к такой системе. Обычно, выбор подает в пользу той системы, которая в большей степени соответствует возможностям, актуальными для отеля или гостиницы на текущем этапе развития.

Современная программа для хостела - многофункциональное решение, автоматизирующее управление, анализ деятельности и формирование отчетности хостела. Удобство и практичность по привлекательной цене.

Хостелы, как бюджетный вариант размещения, получили на сегодняшний день широчайшее распространение по всему миру. Они пользуются большой популярностью у самых разных туристов, поэтому номерной фонд в хостелах расходится очень быстро. И для того, чтобы оптимизировать все процессы управления такой доступной гостиницей и автоматизировать операции по бронированию номеров, рекомендуется использовать современные системы автоматизированного управления. Во главе такой системы стоит специальная программа для хостела – многофункциональное ПО, обеспечивающее пользователю доступ ко всем инструментам системы и при этом легкость управления.

Преимущества внедрения автоматизированной системы

Правильно подобранная и настроенная программа для хостела обеспечит следующие преимущества:

• оптимизация процессов бронирования и учета номерного фонда;
• оперативный мониторинг наполняемости;
• ведение документооборота с постояльцами;
• автоматизированное составление отчетности и т.д.

Возможности управления хостелом с помощью ПО

Номерной фонд таких бюджетных гостиниц разделяется на несколько категорий по количеству кроватей в номере и дополнительным удобствам. И различные категории номеров имеют разную стоимость. Также на цену места в хостеле влияет сезонность – в течение года она может меняться в широких пределах.

И специальная программа для хостела позволит упростить процессы ценообразования, автоматически корректируя предлагаемые постояльцам цены. Поэтому достаточно 1 раз заполнить базу данных программы – и дальше она возьмет всю работу на себя.

Также такое ПО может иметь возможность синхронизации данных из собственной базы данных и информации на сайте хостела. В этом случае сведения об изменении количества свободных коек будут автоматически изменяться и на сайте. Это позволит обходиться без услуг веб-мастера.

Современные программы для автоматизации хостелов имеют широкие возможности для подготовки необходимой документации:

• автоматически заполняют необходимые формы;
• способны работать на разных языках;
• обеспечивают оперативность создания документации.

Также программы для хостелов предлагают широкий функционал для мониторинга текущей деятельности, спроса и всех необходимых показателей работы, для решения множества маркетинговых задач и в целом автоматизировать выполнение практически всех операций в хостеле.

Стоимость

При таком широком функционале профессиональное ПО для хостела будет достаточно доступным и не потребует приобретения сложного и дорогостоящего оборудования. Вся база данных может быть размещена на специальном сервере, и пользователю понадобится только ПК и доступ в Интернет. Благодаря этому, программы для бюджетных гостиниц отличаются очень выгодной ценой.

Учетные программы в гостинице, отеля представляют собой комплекс связанных между собой программ, между которыми настроена тесная интеграция. Учетные программы являются самой сложной и наименее понятной частью автоматизации гостиниц, отелей.

К учетным программам гостиницы, отеля относятся следующие автоматизированные системы.

• Система управления гостиницей, отелем (PMS - Property management system - описание на Wikipedia, англ.) - ядро любой учетной системы гостиницы, отеля.
• Системы управления точками продаж (POS - Point of Sale - описание на Wikipedia). К точкам продаж относят терминалы в ресторанах, лобби, Спа и т.д.
• Системы планирования ресурсов (ERP-Enterprise Resource Planning - описание на Wikipedia). К таким системам в гостинице относятся системы калькуляции службы питания и системы управления товарными запасами гостинцы; финансовые системы.
• Бухгалтерские системы

Система управления гостиницей, отелем (PMS)

К основным функциям системы управления гостиницей, отелем относят следующие:

• Управление номерным фондом;
• Бронирование номеров и дополнительных услуг;
• Размещение гостей в номерах;
• Распределение работ горничных;
• Ведение взаиморасчетов с гостем и контрагентом, агентом;
• Прием оплат с использованием фискального регистратора и банковских карт.
• Система лояльностей гостей гостиницы, отеля (дисконтные, накопительные карты гостей)
• Отчетность по деятельности гостиницы, отеля.

К дополнительным, но зачастую очень важным функциям относят:

• Управление системами электронных замков ;
• Управление онлайн бронированиями ;
• Управление телефонией гостиницы, отеля ;
• Управление системой телевидения гостиницы, отеля ;
• Бронирование ресурсов (залы, оборудование, ресурсные услуги);
• Начисление услуг из внешних систем (ресторан, Спа, услуги интернет, телефонии, минибары, пр.);
• CRM – система взаимоотношениями с клиентами.
• Возможность работы в рамках сети гостиниц, отелей.
• Возможность ведения санаторно-курортного лечения.

Как правило, PMSв гостинице, отеле – является ядром оперативных учетных систем, которое собирает и хранит детализированную информацию по всем транзакциям и изменениям, происходившим с тем или иным объектом (гость, бронирование, номер, и т.п.).

Качество внедрения PMS – это основополагающие обслуживания гостей.

На сегодняшний момент рынок представлен десятками различных PMS. От облачных PMS, до систем с применением командной строки. Часто выбор PMS сводится к субъективному выбору. В лучшем случае он основан на опыте кого-то из сотрудников: «у нас стояла и всем нравилось». Общаясь с тем или иным представителем производителя, вы будет от каждого слушать, что их система лучше, а система конкурентов никуда не годится. Что только их система позволяет вести качественный учет, а система конкурентов это «огромная» дыра. Обратившись к этому конкуренту, вы услышите аналогичное про первого.

Как как выбрать PMS? Только посмотрев на картинки? Послушав хвалебные речи менеджеров по продажам? Как получить результат, который вы ожидаете? Зачастую, уже купив систему, гостиницы сталкивается с тем, что система не удовлетворяет заказчика. Производитель обещает все доделать в следующем релизе или, что еще хуже, просит доплатить за тот или оной функционал.

Чтобы избежать этого, мы предлагаем только проектный подход к внедрению учетных систем, PMS в частности. Что это под собой подразумевает?

На основе общения с заказчиком прописываются четкие требования к системе. Анализируются все бизнес-потребности и процессы, которые могут возникнуть как сейчас, так и в будущем. Рождается документ . В этом проекте выделяются требования, в том числе на внедрение PMS в гостинице, отеле.

Данный документ распространяется между производителями программного обеспечения, прошедших предварительный отбор по информации из открытых источников. Объявляется тендер на внедрение.

Результатом тендера становится поставщик PMS, удовлетворяющий всем условиям заказчика.

Внедрение ERP для гостиницы, отеля может осуществлять и как производитель, внедренец , так и отдельная организация. В небольших гостиницах, отелях верно, как правило, – первое, для крупных – второе.

В случаях отдельного внедрения, в обязательном порядке прописывается отдельное техническое задание на внедрение ERP в гостинице, отеле, которое так же является неотъемлемой частью договора, что позволяет объективно оценивать объемы, сроки, бюджеты. Данное техническое задание в обязательном порядке согласовывается так же с производителем .

Когда внедрения ERP гостиницы, отеля осуществляется производителем , данная часть учета может прописываться в общем техническом задании.

Бухгалтерские системы.

К бухгалтерским системам относятся системы сдачи фискальной отчетности.

В общих случаях на сегодняшний момент мы рекомендуем использовать продукты фирмы 1С : Бухгалтерия и ЗУП , причем в типовых конфигурациях.

Это позволит снизить стоимость непосредственно бухгалтерского учета, и высвободить силы для финансового учета; снизить стоимость поддержки.

В рамках обязательном порядке прописываются форматы обмена между системами , , и бухгалтерской системой. Они могут варьироваться в разных гостиницах, отелях.

Проект на внедрение учетных систем гостиницы, отеля

В бизнес-тренингах есть такое упражнения для тренинга по коммуникации.

Ведущий тренинга просит всю группу за исключением одного человека выйти за дверь. Оставшемуся зачитывается несложный текст. Затем участники по одному приглашаются в помещение. Первому вошедшему оставшийся должен пересказать текст, который услышал от тренера. Второму вошедшему первый рассказывает то, что услышал от оставшегося учащегося. И так до последнего. На выходе можно наблюдать до смешного исказившуюся информацию. Все это естественным образом возникает от того, что каждый воспринимает информацию по своему. Люди индивидуальны.

Часто можно наблюдать неудовлетворительный результат внедрения учетных систем гостиниц, отелей именно потому, что никто не зафиксировал требования к учетным систем, согласовав их с заказчиком. Пожелания были переданы заказчиком ответственному за внедрение на словах, тот их транслировал в своей нотации исполнителю – производителю учетной системы – тот, в свою очередь, донес до непосредственных внедренцев то, что понял сам. Результат внедрения отличается от того, что просил заказчик, скажем так, довольно сильно.

Информационный комплекс гостиницы, отеля представляет собой несколько систем, тесно интегрированных между собой. В рамках этих систем происходит множество процессов, большинство ‑ в реальном времени.

Как выбрать каждую из систем, таким образом, чтобы получить и качество взаимодействия с гостями, и прозрачность учета? И таким образом, чтобы производитель выполнил именно те требования, которые вы ожидаете от автоматизированного учета в гостиничном комплексе.

Какое решение для этого предлагаем мы.

Первое, что будет выполнено – это описательная часть проекта, которая фиксирует все потребности учета данной гостиницы, отеля. Описывает все возможные бизнес-процессы и требования гостиницы, отеля. Данная описательная часть содержит все: от брони, до сдачи фискальной отчетности гостиницы, отеля. Данный документ тщательно согласовывается с заказчиком.

На основе требований, изложенных в данном проекте, подбираются поставщики решений АСУ, в том числе конкурентные. Поставщики на основе данного проекта могут дать законченное коммерческое предложение на внедрение учета в гостинице, отеле. Остается только выбрать. Причем выбрать объективно, на основе показателей стоимости, сроков, гарантий.

Совместно с выбранными поставщиками прописываются технические задания на внедрение систем автоматизации учета. Техническое задание прописывается уже на каждую систему автоматизации учета гостиницы, отеля отдельно:

Данные технические задания подписываются со стороны производителей, осуществляющих внедрения автоматизации учета в гостинице, отеля, и являются неотъемлемой часть договора внедрения АСУ.

Подход в такой последовательности гарантирует вам качественный выбор учетных систем и результат соответствующий ожиданиям. Такой подход позволит вам четко определить стоимость внедрения автоматизации учета на предприятии, осуществить его без неприятного перерасхода.

Если у вас уже есть учет, и вы не довольны им, мы готовы произвести его анализ по указанной схеме, дать оптимальные рекомендации по исправлению учета.

Гостиничный бизнес всегда идет параллельно с туристическим. Безусловно, автоматизация в этой области может оказать существенное влияние на конкурентоспособность компании, занятой в этой сфере услуг. В этом обзоре будет рассмотрена программа "Отель", автоматизирующая работу администратора гостиницы. Программа в визуальной форме показывает план заселения номеров, рассчитывает сумму предоставленных услуг и формирует отчеты по занятости номеров и оплате.

Главным окном программы, в котором осуществляется основная работа, является окно "План размещения". Оно представляет собой таблицу, заданную двумя измерениями: по горизонтали - даты календаря, а по вертикали - номера гостиницы, сгруппированные по корпусам. Бронируя или заселяя номер, необходимо просто выделить диапазон ячеек для выбранного номера за определенный период. Заданный диапазон закрасится цветом, а пользователю будет предложено заполнить параметры заселения: список гостей, состав услуг, период занятости номера и тому подобное. Таким образом, программа наглядно показывает наличие свободных номеров, даты заселения и освобождения; не может произойти ошибочного заселения номера разными гостями.

На панели инструментов этого окна можно задать фильтр по корпусу или категории номеров, указать интервал просмотра плана заселения, найти гостя или поставить номер на ремонт (выделенный диапазон ячеек закрасится серым цветом).

Когда выбран период пребывания гостя, пользователь должен заполнить карточку номера. Главным параметром карточки является ее идентификатор, который будет отображаться на плане размещения. В качестве идентификатора можно задать имя въезжающего гостя, интервал дат или просто любое число.

Окно карточки разбито на четыре вкладки. На первой вкладке задаются даты заезда и выезда, количество проживающих гостей и одно из действий: бронирование, поселение или выселение. В зависимости от этого действия интервал ячеек в плане размещения будет закрашен своим цветом: бронирование - зеленым, поселение - синим, выселение - розовым.

На второй вкладке задается список проживающих гостей. А на третьей можно указать список предоставляемых услуг (проживание, питание, бронирование, состав дополнительных услуг), рассчитать их сумму, при необходимости напечатать счет-фактуру.

На последней вкладке карточки заносится информация о каждом факте оплаты за предоставленные услуги. Здесь можно увидеть неоплаченный остаток, если оплата была осуществлена частично.

По всем введенным данным программа позволяет построить несколько отчетов: список заезжающих, список выезжающих, список проживающих, кассовый отчет, отчет по оплате. В программу встроен дизайнер отчетов, и при желании можно изменить внешний вид любого из формируемых программой отчетов. Однако создавать новые отчеты у программы возможности нет.

Всю справочную информацию можно просмотреть и отредактировать в окне "Справочники". Окно разделено на две области: первая - список справочников, вторая - список элементов выбранного справочника.

Цены на номера являются периодическими реквизитами, то есть могут хранить значение на определенную дату. Историю изменения цен можно просмотреть и отредактировать в справочнике "Категории номеров".

В настройках программы кроме прочих параметров (таких как размещение базы данных, денежная единица, реквизитры компании) можно задать параметры расчета услуг. Здесь можно задать:

• способ оплаты номера (за человека в сутки или за номер в сутки);
• способ оплаты брони (фиксированной суммой или процентом от цены номера);
• сумму рекреационного сбора с человека;
• процент НДС.

Замечания

Нет таких понятий, как расчетный час, время заезда и выезда. Ограниченный набор отчетов и отсутствие возможности разрабатывать новые. Владельцу гостиницы наверняка не помешают аналитические отчеты: "Динамика заселения", "Динамика прибыли", "История изменения цен" и тому подобные. Расширив функциональность программы в сторону анализа, можно выработать систему по оптимизации заселения номеров и получению максимальной прибыли за счет сезонного изменения цен.

Резюме

Интуитивно понятный интерфейс, простота в освоении в сочетании с невысокой ценой делают программу привлекательной к использованию в гостиницах малого и среднего типа. Визуальное отображение состояния номеров нацелено на упрощение работы администратора, а предоставленный набор отчетов облегчит документооборот с бухгалтерией.