В наше кризисное время, в целях экономии на налогах, в большинстве фирм оклады привязаны к МРОТу. Но ежегодно минималка увеличивается, поэтому и встаёт перед кадровиками вопрос, как оформить изменение оклада. По тем же экономическим причинам оклады могут и понижаться. И этим фактом работники, конечно, не могут быть довольны, поэтому и возрастает количество жалоб в ГИТ и судах. Чтобы нареканий со стороны трудовых инспекторов или судей не было, менять оклады нужно по правилам.

Оклад в трудовом договоре

По 57 статье ТК размер оклада обязательно прописывается в трудовом договоре . Поэтому расхожая фраза «оклад не меньше МРОТ» – не законна, хотя ещё применяется некоторыми кадровиками. Должны писаться конкретные цифры!

Если директор в целях экономии в договоре велит указывать именно МРОТ по закону (в 2016 это 6204 руб), то ежегодно приходится договоры менять . Хотя, изменение окладов может и не привязываться к минималке, причины могут быть совсем другие, например:

• повышение в индивидуальном порядке (например, отличному работнику);
• повышение всему коллективу в связи с увеличением доходов;
• понижение из-за изменения штатной структуры или технологии производства.

В любом случае, должна применяться одна и та же процедура.

Изменение оклада

Оклад – это постоянная величина, которая выплачивается полностью, если норма отработана. Размер обязательно фиксируется в штатном расписании, поэтому если оклад меняется в договоре, то и в штатке его нужно менять.

По статье 72 ТК менять оклад можно только:

• по соглашению;
• если изменилась структура фирмы или технология производства.

Внимание!

Важно: если меняется оклад по второй причине, сотрудников нужно предупредить за 2 месяца до плановых перемен !

Увеличение оклада

Против повышения зарплаты никто возражать не будет, поэтому изменить размер
оклада можно по соглашению
– к договору составляется допсоглашение;
-издаётся приказ об изменении оклада;
-меняется штатное расписание.

Дополнительное соглашение – это условие об изменении трудового договора в части размера оклада . Составить его можно вот .

Предупреждать об увеличении оклада не нужно, ведь это добровольное соглашение!

В соглашении нужно ставить такое условие: «ежемесячный оклад (или тарифная ставка) с такого-то числа будет составлять столько-то ».

К сведению

Кстати : основанием к заключению допсоглашения может быть или служебная записка или распоряжение директора.

Служебки о повышении окладов иногда пишут начальники отделов, чтобы как-то поощрить труд добросовестных работников. Но увеличить оклады может и директор самолично – персонально или всему коллективу.

На основании соглашения издаём приказ об изменении оклада, образец которого можно .

Меняем штатное расписание

И вышеприведённый приказ, и допсоглашение – это всё основания к изменению штатки . При этом алгоритм будет такой:

• приказом вносим изменения в штатку;
• другим приказом утверждаем расписание.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание – это документ по основной деятельности. Текст его будет примерно таким: «В связи с изменением оклада кассира внести изменения в штатное расписание» .

Соответственно, назначаются ответственное лицо, полномочное разрабатывать штатное расписание.

После этого расписание утверждается.

Как оформить изменение оклада в связи с его уменьшением

Такая процедура возможна только в том случае, если ваша фирма претерпела либо изменение структуры, например, вместо одной штатной единицы появилось две, либо если изменилась технология производства.

Можно такой пример привести: раньше слесарь вручную изготавливал какие-то детали, а теперь это делает станок, работнику же нужно только закладывать расходники в оборудование и принимать готовые изделия.

При таком изменении трудовая функция слесаря существенно сократилась, а норма выработки повысилась. Поэтому прежний оклад ему платить уже не рентабельно и по 74 статье ТК оклад можно понижать. Но нужно соблюсти такой алгоритм:

• изменить штатное расписание (основание – изменения технологии или структуры фирмы);
• предупредить работников о понижении оклада за 2 месяца.

Внимание!

Нюанс: дата утверждения штатки будет сегодняшняя, но в силу расписание должно вступить только когда пройдёт 2 месяца с момента предупреждения работников!

Уведомление об изменении оклада можете .

Внимание!

Важно : в уведомлении нужно прописать все вакансии, на которые сотрудник может претендовать!

После получения уведомления события могут развиваться так :

• работник согласится с понижением и подпишет допсоглашение;
• работник не согласится с понижением, но может согласиться на перевод (если есть вакансии);
• работник не согласится ни на понижение оклада, ни на перевод.

В последнем случае его можно увольнять по п.7 статьи 77 ТК.

Приказ об изменении оклада – основной распорядительный документ, на основании которого происходит повышение или понижение заработной платы сотрудника. Без него эта процедура не будет считаться законченной и законной процедурой.

В каких случаях происходит изменение оклада

Наиболее распространенный вариант перемены оклада – его повышение. Обычно оно происходит при высокой производительности труда работника, его особых заслугах перед компанией, в целях дополнительной мотивации, а также в силу каких-то других общих причин.

ФАЙЛЫ

Понижение оклада тоже иногда случается. Чаще всего это бывает связано с финансовыми проблемами организации или же неэффективностью того или иного работника. В любом случае, такая непопулярная мера также должна сопровождаться написанием приказа об изменении оклада, даже в тех случаях, когда снижение происходит на не очень значительную сумму.

Помните, следует соблюдать важное правило: перед понижением заработной платы сотрудника, его необходимо уведомить об этом в письменной форме как минимум за два месяца.

За это время человек может решить для себя: будет ли он искать другую, более подходящую в материальном плане работу или готов остаться на прежней должности, но на меньшем окладе. Следует отметить, что работник имеет полное право отказаться от тех новых финансовых условий, которые вписаны в приказ, не отказываясь при этом от своего рабочего места.

В этом случае, по закону, работодатель обязан в письменной форме предложить ему иную должность (выше или ниже по рангу, но соответствующую уровню квалификации и здоровья). Если и так не удастся договориться, то придется искать решения конфликта в судебном порядке.

Основание для приказа об изменении оклада

Любой приказ, и этот в том числе, должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае, таким документом могут выступать представление или от руководителя структурного подразделения, изменение штатного расписания и т.п. В основании обязательно должны быть указаны

• обстоятельства, по которым предлагается изменить оклад сотрудника,
• краткая характеристика работника,
• а также прописан размер текущего оклада и того, который предлагается назначить.

При этом следует учесть один нюанс: если повышение оклада в большинстве случаев должно сопровождаться письменным предложением со стороны руководителя отдела, в котором работает сотрудник, то для понижения никаких документов от линейного начальника не нужно.

Кто составляет приказ

Приказ всегда пишется от лица руководителя предприятия, но его фактическим составлением занимается обычно рядовой сотрудник. Это может быть юрист, работник отдела кадров или секретарь организации. Но независимо от того, на кого будет возложена данная функция, специалист должен обладать необходимым уровнем подготовки и знанием основ трудового и гражданского законодательства РФ.

Правила составления приказа

Стандартного унифицированного образца по составлению приказа об изменении оклада нет, поэтому документ можно составлять в свободном виде. В некоторых организациях есть специально разработанные, обязательные к применению, внутренние шаблоны приказов (которые должны быть зарегистрированы в учетной политике предприятия). В любом случае, документ должен содержать ряд необходимых сведений. К ним относятся :

• название компании,
• дата составления приказа,
• текст приказа,
• ответственные за его исполнение лица.

Приказ может касаться как одного сотрудника, так и целого ряда работников, независимо от их статуса в компании и принадлежности к тому или иному структурному подразделению. Если в приказ вносится сразу несколько работников, то сведения о каждом из них нужно указывать отдельным пунктом, внося в документ должность, отдел, в котором трудится человек, а также новый размер его заработной платы (цифрой и прописью).

Как оформить приказ

Строгих правил по оформлению приказа также нет. Он может быть напечатан как от руки, так и на компьютере, как на фирменном бланке предприятия, так и на обычном листе А4 формата.

Обязательное условие: он должен быть удостоверен подписью руководителя фирмы, а также тех сотрудников, которые назначены ответственными за его исполнение лицами.

Заверять печатью его не нужно, поскольку он относится ко внутренней документации компании, кроме того, с 2016 года юридические лица освобождены от обязанности ставить оттиски печатей и штампов на своих бумагах.

Приказ обычно составляется в единственном экземпляре, и после того, как он будет исполнен, передается на хранение в архив предприятия. Там он должен содержаться ровно столько времени, сколько положено для подобного рода документов.

Надо отметить, что данный приказ автоматически сопровождается изменениями условий труда, прописанных в трудовом договоре, поэтому запись об этом следует внести в договор с работником в виде составления дополнительного соглашения , заверенного обеими сторонами.

Также нужно отразить необходимые изменения в штатном расписании организации.

Пример составления приказа об изменении оклада работнику

Заполнение «шапки» документа

В начале указывается полное наименование фирмы, ниже по центру строки пишут слово «приказ» и его номер по внутреннему документообороту предприятия. На следующей строке ставится дата составления приказа и населенный пункт, в котором зарегистрирована компания.

Заполнение «тела» документа

В «тело» приказа вписывается основание для выпуска, после чего оформляется собственно суть приказа.

1. В первом пункте указывается должность сотрудника, его фамилия, имя, отчество, а также новый должностной оклад и дата, с которой его следует насчитывать.
2. Во втором дается распоряжение конкретному специалисту отдела бухгалтерии принять первый пункт на вооружение и обеспечить выполнение приказа по части его практической реализации.
3. В третий пункт аналогичным образом вносится сотрудник кадрового отдела, который должен ознакомить с данным приказом заинтересованного работника.

Заверение документа

В завершение документ следует удостоверить всеми нужными подписями:

• руководителя предприятия,
• ответственных лиц (бухгалтера и кадровика),
• а также самого сотрудника.

Вопросом, как оформить изменение текущего должностного оклада сотрудника, работодатели задаются не только при желании уменьшить затраты на выплату финансового вознаграждения труда, но и в случае необходимости . С целью защиты имущественных прав обеих сторон, законом установлен четкий порядок внесения изменений в вопросы начисления заработных плат, которые позволяют также менять сумму оплаты изначального оклада.

Больше о понятии

В большинстве случаев размеры выплат за сделанный труд основываются на установленном минимальном размере зарплат. С начала 2019 года эта сумма составила 5 965 рублей (без учета отчислений в пользу государственного бюджета). Но ежегодно указанная цифра меняется, как правило, в пользу повышения, и руководители предприятий сталкиваются с необходимостью внесения изменений в локальные расчетные документы. Но допустима и обратная процедура, которая, наоборот, снижает уровень дохода трудящихся, что чревато длительными судебными спорами. И чтобы быть юридически максимально защищенным, нужно подходить к процессу изменений правильно.

Должностной оклад – это фиксированная плата рабочей силы за выполнение определенных служебных обязанностей. Согласно требованиям трудового законодательства, сумма ожидаемой минимальной платы на должности должна быть прямо указана в рабочем контракте. Не допускается добавление в соглашение пунктов, которые позволяют работодателю менять условия денежных начислений в одностороннем порядке (как это обычно делают банковские учреждения с целью увеличения выплат по процентам).

Основания корректировки

Изменение условий оплаты труда в области установленного объема оклада строго регулируется законодательством, которое предусматривает ограниченный список оснований для коррекции суммы выплат. Так, изменяется размер выплат исключительно в таких случаях:

• по обоюдному соглашению сторон;
• при реорганизации предприятия.

Важно! Оплата труда по инициативе работодателя, без согласования с сотрудником, не допускается.

Что касается возможных причин корректировки обусловленных сумм, то увеличить оклад можно каждому отдельному служащему за ответственное отношение к работе и предоставление хороших результатов производства. Также приветствуется изменение условий оплаты труда в пользу всего трудового штата, что может быть связано с развитием предприятия и увеличением прибыли или же с проведенной реорганизацией, что сказывается на объеме выполняемых обязанностей работниками.

Читайте также Понятие прогула, ответственность и порядок оформления

Для того чтобы уменьшить сумму выплат, необходимо иметь вескую причину, а именно изменение организационной структуры учреждения (слияние, разделение, уменьшение штата, смена вида деятельности и, как следствие, потеря дохода). Но даже при констатации таких причин одной инициативы руководителя фирмы мало. Нужно ознакомиться с вопросом, как оформить изменение должностного оклада сотрудника с соблюдением правовых норм.

Прирост

Оформление увеличения оклада доступно по обоюдному волеизъявлению сторон. Это самый простой способ, который исключает жалобы со стороны работника и позволяет провести все изменения в кратчайшие сроки. При этом никаких заявлений и ходатайств сотруднику составлять не нужно. Изменение системы оплаты труда – это обязанность руководителя учреждения, а также работников кадрового аппарата и бухгалтерии. При этом алгоритм действий подразумевает такие шаги:

• составление дополнительного соглашения;
• оформляется распорядительный документ начальника о повышении выплат;
• корректировка содержания штатных документов.

Допсоглашение – это официальный двухсторонний документ, который утверждается подписями работодателя и служащего, цель какого внести изменения в основной договор найма. Данное соглашение содержит всего два пункта. В первом указано о повышении оклада с фиксацией конкретной суммы выплаты. Второй пункт обязывает ответственных сотрудников внести все изменения в финансовые и кадровые бумаги фирмы. Чтобы составить дополнительное соглашение, не обязательно использовать образец, поскольку документ составляется в относительно свободной форме. Главное, это правильная фиксация всех атрибутов.

Повысить зарплату можно исключительно на основании распорядительной бумаги руководителя фирмы. Приказ составляется несколькими образцами, которые направляются в кадры и бухгалтерию. И последний шаг – это внесение изменений в штатное расписание, где указывается, что повышается зарплата конкретных работников.

Снижение

Когда зарплату увеличивают, то со стороны служащих не возникает никаких вопросов, а уменьшение ставки может встретить негодование со стороны работников. Поэтому требования федерального закона к проведению смены оклада в сторону уменьшения более конкретны. Так, порядок проведения процедуры требует:

• подтверждение оснований (документы реорганизации, которые повлияли на штат и способ выполнения трудовых обязанностей);
• смена содержания штатного расписания (с указанием последующего способа выполнения труда, объемов служебных обязанностей, а также фиксированной минимальной оплаты);
• выдача приказа руководителя;
• уведомление об изменении оплаты труда направляется сотруднику для ознакомления под подпись, которое должно быть направлено, минимум, за два месяца до вступления изменений в силу ;
• принятие решения о дальнейшем труде сотрудника, чей оклад меняется.

Изменение оклада – зачастую радостная новость для работника и всегда головная боль для кадровика. Даем алгоритм, как правильно оформить изменение оклада, где найти образец приказа об изменении оклада, как выглядит образец уведомления об изменении оклада, и как составляется соглашение об изменении оклада.

Из этой статьи вы узнаете:

• как оформить изменение должностного оклада;
• где найти образец приказа об изменении оклада;
• как выглядит образец уведомления об изменении оклада;
• как составляется соглашение об изменении оклада.

Изменение оклада: на каком основании?

Приказ об изменении оклада: что писать?

После оформления служебной записки и согласования у начальства необходимо добиться изменения оклада в штатном расписании . Для этого оформляется приказ об изменении оклада . Он может содержать следующую формулировку:

«В связи с необходимостью повышения оклада [Фамилия И. О. сотрудника] приказываю внести в штатное расписание от 10 декабря 2013 года № 15 с 18 ноября 2014 года следующее изменение: установив оклад ведущего специалиста отдела учета материальных средств в размере 30 000 рублей. Основание: служебная записка начальника отдела учета материальных средств от 15 ноября 2013 года».

С утверждением приказа завершается процедура изменения оклада. Работник знакомится с документом, а кадровик вносит дополнения в личное дело сотрудника, передает копию приказа в бухгалтерию. С работником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.

Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание

Соглашение об изменении оклада

Поскольку оклад является условием оплаты труда, а значит, обязательным для включения в трудовой договор условием. Следовательно, изменение оклада сопровождается оформлением такого документа, как соглашение об изменении оклада . В обиходе его еще называют доп соглашение об изменении оклада. В нем может быть следующие формулировки по поводу того, что происходит изменение оклада:

«1. Внести изменение в п. 5.1 трудового договора от 24 марта 2013 года № 7-ТД, заключенного между Работодателем и Работником, изложив его в следующей редакции:

«П. 5.1. За выполнение трудовой функции Работнику устанавливается должностной оклад в размере 30 000 (тридцать тысяч) рублей».

2. Настоящее дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора от 24 марта 2013 года № 7-ТД и вступает в силу с 19 ноября 2014 года.

3. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу. Один экземпляр передается Работнику, другой остается у Работодателя».

Образец дополнительного соглашения к трудовому договору

Аналогично происходит изменение оклада директору. Как оформить изменения оклада в штатном расписании, смотрите выше в разделе «Образцы документов». Там же вы найдете образец дополнительного соглашения об изменении оклада.

Из книги Вы узнаете, какие могут возникнуть сложные ситуации с оплатой труда сотрудников и как их решить, как ввести сдельно-премиальную оплату труда с учетом последних изменений. Подробно рассмотрим: как и когда предоставить компенсации за работу в выходные и нерабочие праздничные дни, какие частые ошибки допускают работодатели при оплате сверхурочной работы. А также разберем, как подготовиться к внеплановой проверке ГИТ, какие штрафы и санкции возможны за нарушения по оплате труда.

Уведомление об изменении оклада: когда составляется?

Изменение оклада может быть не только сторону увеличения, но также и уменьшения. Как оформить изменение оклада, если предполагается его уменьшение? Работодатель за два месяца до предполагаемой даты вступления в действие приказа об изменении оклада предупреждает работника об изменении условий трудового договора в одностороннем порядке (). Исключения из этого правила по срокам уведомления есть в статье и статье Трудового кодекса РФ. Работнику вручают уведомление о таком изменении оклада и просят поставить свою подпись об ознакомлении. Образец уведомления об изменении должностного оклада (фрагмент) приведен ниже.

Образец уведомления об изменении должностного оклада

Если новые условия труда не устраивают работника, работодатель (согласно ст. 74 Трудового кодекса РФ) должен предложить ему другую работу (вакантную должность, соответствующую квалификации сотрудника, нижестоящую должность либо нижеоплачиваемую работу, к выполнению которой у работника не имеется медицинских противопоказаний). Предложение в письменной форме также вручается сотруднику лично, под расписку.

Обычно такой документ представляет собой список подходящих вакансий с указанием должностных окладов; при этом работодатель обязан включать в него только вакансии, которыми он располагает в пределах административно-территориальных границ населенного пункта. Основанием для предложения вакансий в другой местности, согласно ст. 74 Трудового кодекса РФ, может служить только соответствующий пункт, изначально прописанный в коллективном договоре, трудовом договоре или соглашении. Если ни одна из предложенных работодателем вакансий не устраивает работника (или организация не располагает подходящими вакансиями), трудовой договор с ним подлежит прекращению (основание – п. 7 ст. 77 Трудового кодекса РФ).

Образец приказа о расторжении трудового договора (увольнении)

Специфика ст. 74 Трудового кодекса РФ заключается в направленности на урегулирование отношений по уменьшению должностного оклада: если объективная причина (изменение технологических или организационных условий труда) требует пересмотра должностного оклада сотрудника в сторону уменьшения (следовательно, возможность сохранения определенных ранее условий трудового договора исключается), работодатель вправе снижать сумму оклада по своей инициативе. Но при этом он не может вносить изменения в трудовую функцию работника и обязан соблюдать установленный законом порядок (своевременно предупреждать работника о грядущих изменениях, предлагать возможность замещения вакантной должности).

Подробнее об оплате труда читайте здесь:

Поэтому правило о заблаговременном предупреждении работника об изменении должностного оклада не распространяется на случаи, связанные с увеличением суммы оклада. Работодатель не обязан уведомлять сотрудника о повышении заработной платы; согласно ст.72 Трудового кодекса РФ, по взаимному согласию сторон трудового договора оклад работника может увеличиваться в любой момент.

Приказ об изменении оклада: подготовка ключевого документа

После подписания дополнительного соглашения к трудовому договору об изменении должностного оклада готовится соответствующий приказ. Поскольку, согласно постановлению Госкомстата России от 5.01.2004 года, существует отмена унифицированных форм, предназначенных для использования в подобных случаях, приказ об изменении окладов сотрудников составляется в свободной форме.

Иногда кадровики разрабатывают приказ об изменении оклада на основании стандартной формы Т-5 («Распоряжение о переводе сотрудника на другую работу»), поскольку некоторые программные продукты для ведения кадрового учета не предусматривают возможность использования документов, составленных в свободной форме. Чтобы приказы учитывались программой, кадровые работники вынуждены оформлять их в виде приказов о переводе. В такой ситуации можно посоветовать обратиться к специалисту от разработчика, обслуживающему кадровую информационную базу, с просьбой о добавлении в программу недостающих форм: это существенно облегчит работу и сделает процесс делопроизводства более корректным.

Образец приказа об увеличении должностного оклада

Утверждением этого ключевого документа завершается оформление процедуры изменения оклада. После того как работник ознакомится с готовым документом, сотрудник отдела кадров передает копию приказа об изменении оклада в бухгалтерию для дальнейшего расчета заработной платы и вносит необходимые дополнения в личное дело сотрудника.

Образцы документов

Зарегистрируйтесь, чтобы скачать файлы и получить доступ к более чем 3000 кадровых документов