Для того чтобы выплачивать зарплату своим работникам без ошибок, необходимо знать, как в компании правильно заполнять табель учета рабочего времени. Это подразумевает осуществление контроля своевременного прихода на работу, ухода с работы, а также проведенного на работе времени. Наниматель обязан фиксировать все эти данные, вне зависимости от того, как много работников трудится у него в штате. Работодатель следит за количеством часов и дней, которые фактически были отработаны.

Какие требования предъявляются к заполнению

Особых требований к ведению табеля нет. Важно, чтобы в нём отсутствовали ошибки и были указаны все данные. В остальном - это может быть и разработанная государственной организацией форма, и собственная форма компании. Табель обязательно содержит именной перечень сотрудников всего предприятия или отдельной его части. Заполняется в алфавитном порядке.

Должны быть отражены:

• рабочие дни,
• выходные,
• больничные,
• отпуск.

Существуют две основные методики ведения документации. Первый метод заключается в том, чтобы отмечать любое присутствие и отсутствие сотрудника на рабочем месте. Второй же - подразумевает, что отмечаются только отклонения от нормированного поведения работника. Как удобнее, так работодатель и будет вести учет времени. Многие предприятия разрабатывают собственные нормы ведения табеля учета рабочего времени, т.к. на государственном уровне их нет.

Кто отвечает за отчетность

Обычно за заполнение табеля отвечает специальный сотрудник, который и должен знать, как заполнять табель учета рабочего времени. Табель ведется в единственном экземпляре, существование копий не допускается. Единственное исключение - ведение учета в электронном и бумажном виде одновременно, но фиксирование данных только в электронном виде запрещено. На компьютере можно вести табель учета рабочего времени в excel или при помощи специальной программы в 1C.

Правила заполнения

Каждому работнику предприятия назначается собственный табельный номер, под которым он фиксируется во всех документах. Самовольное удаление и внесение работников в перечень запрещено. Это производится только после издания соответствующих локальных документов. Например, приказов об увольнении.

Если предприятие использует для учета времени работников программное обеспечение 1С, то можно не назначать сотрудникам табельные номера. Учет времени происходит автоматически с использованием идентификационных номеров, присвоенных программой самостоятельно.

Читайте также Режим работы у медицинских работников, продолжительность рабочего времени

В табеле указываются все работники, в том числе:

• принятые на сезонную работу,
• учащиеся с оплатой труда,
• временные работники.

Если оформление работника было по гражданско-правовому договору, то его не требуется вносить в табель.

Открывается табель первым числом каждого месяца. В последний же день необходимо произвести подсчет всех отработанных часов и дней. Каждый месяц бухгалтерия должна получать для обработки данных заполненный табель, заверенный подписью руководителя. Однако на предприятии могут быть установлены иные правила заверения данного документа. На основе полученных данных бухгалтеры высчитывают заработную плату, положенную сотрудникам за прошедший месяц. Обычно данные передаются два раза в месяц - для расчета аванса и основной заработной платы.

На титульном листе содержится перечень сокращений, которые используются при заполнении. Как составить сокращения и какой код выбрать - остается на усмотрение организации.

Данные, которые часто указывают неправильно:

1. ФИО сотрудника.
2. Должность сотрудника.
3. Праздничный день должен быть отмечен как нерабочий.
4. День перед праздником должен быть по продолжительности меньше на час.
5. Важно помнить, что продолжительность рабочей недели для большинства сотрудников не должна превышать 40 часов.
6. Каждую неделю должен быть предоставлен беспрерывный отдых на протяжении 42 часов. За превышение нормы работы, выявленной при проверке, нанимателя обязывают выплатить сотруднику компенсацию.

Общие требования к тому, как правильно заполнять табель учета рабочего времени

Подходят для заполнения по формам Т12 и Т13, разработанным Госкомстатом. Т12 - универсальная форма, а Т13 применяется на предприятиях, где стоят автоматические турникеты, фиксирующие время нахождения сотрудника на рабочем месте. Использовать эти конкретные формы необязательно. Предприятие может разработать свою специальную вариацию на основе этих прототипов, в зависимости от того, как удобнее работать самой организации. Составить табель проще всего, если взять за образец заполнения Т 12. Чаще всего применяются именно типовые документы, поскольку они разработаны в удобной форме. Вне зависимости от используемого шаблона бланка, существуют общие требования, предъявляемые ко всем вариантам. Удобнее разобрать их на примере.

1. В шапке листа прописывается наименование юридического лица в соответствии с учредительными документами, а также указывается подразделение, к которому относятся работники, указываемые в табеле.
2. Указывается ОКПО.
3. Необходимо указать дату, когда был заполнен документ. Это должно быть последнее число месяца.
4. Указывается номер документа.
5. Отчетный период - срок, за который рассчитывается зарплата.
6. Данные сотрудников вносятся в соответствии с приказами о зачислении на работу.
7. В столбцах 4 и 6 ведется учет отработанного сотрудником времени, а в 5 и 7 - осуществляется промежуточный и итоговый подсчеты часов для расчета заработной платы.
8. Заполняется ежедневно.
9. Все остальные столбцы должны заполняться только по истечении расчетного месяца.
10. Для итогового подсчета важны только отработанные дни.
11. В 14 столбце указывается количество дней, когда работник не явился на работу, а в 15 - причина, по которой это произошло.
12. В 17 графе указывается количество выходных, положенных по закону, с учетом праздничных дней.
13. Документ может быть подписан директором организации или сотрудником отдела кадров.
14. Все данные в табель заносятся только на основании соответствующих приказов, выпущенных на предприятии. Если сотрудника привлекали к работе сверхурочно, об этом должен быть выпущен документ. Если он был на больничном, то должен предоставить листок о нетрудоспособности. При отсутствии документов, подтверждающих причины неявки на работу, в соответствующей графе проставляется НН.
15. Существует 36 различных кодов для указания причин отсутствия сотрудника на работе или особенностей трудового дня. Применяемые для заполнения коды не учитывают все ситуации, возникающие в рабочем процессе. Из-за этого может возникнуть путаница.
16. Особенности заполнения табеля при сменной работе: на локальном уровне составляется документ, регулирующий сменность. В нем указывается продолжительность и частота смен.
17. При увольнении сотрудника для него приходится заводить специальный дополнительный табель, поскольку закон обязывает рассчитать его заработную плату в последний рабочий день, а он может не совпадать с последним днем месяца.

Важно! Информация, содержащаяся в табеле, помогает также мотивировать и подтверждать наложенные на сотрудника взыскания. Нужно только правильно заполнить документацию.

Трудовым Кодексом РФ (статья 91) установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени на 2019 год (ТУРВ), утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель может разработать свою. Форма № Т-13 используется наиболее часто, так как применяется при автоматизированной обработке учетных данных. Ниже предложена форма табеля учета рабочего времени 2019 года.

Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н утверждена форма ОКУД 0504421 для использования органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями. Этим же приказом определен порядок ее заполнения и применения. Предлагаем выбрать подходящий и скачать табель учета рабочего времени (бланк простой).

Форма Т-12

Форма Т-13

Форма ОКУД 0504421

Как фиксировать отработанное время

При любой продолжительности трудового дня, независимо от установленных режимов, рабочее время может отражаться в таблице учета двумя способами:

• методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
• путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т.п.).

Если продолжительность трудового дня (смены) является неизменной, можно регистрировать только отклонения, поскольку условиями трудового договора или правилами внутреннего трудового распорядка определено количество рабочих часов на каждый день работы.

В том случае, когда количество отработанных часов в различные дни (смены) может быть разным, например, при суммированном учете отработанного времени, следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные работы, а также скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для данной категории нормы продолжительности отработанного времени.

Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного дня или по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Как заполнять календарь (табель) рабочего времени на 2019 год

При составлении необходимо руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее - Указания). При этом используются . Так при отражении количества отработанного времени напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если работа согласно графику выпадает на ночное время, то возможно дополнить форму графами для указания необходимых реквизитов.

Образец заполнения формы ОКУД 0504421

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени, скачать чистый бланк которого вы смогли выше, заполняет уполномоченное на это лицо. Если ТУРВ по каждому подразделению организации ведется отдельно, то целесообразно при назначении ответственного лица издать приказ, в котором указать должность, фамилию, имя, отчество работника, ответственного за составление табеля по каждому структурному подразделению, и лица, его замещающего во время его отсутствия.

Образец приказа о назначении ответственного

Выходные и праздничные дни в табеле на 2019 год

Они отражаются в соответствии с , где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с Постановлениями Правительства. Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них графика работы. Код учета выходных дней в документе может быть разным. Он зависит от того, как организация оплачивает эти дни, и на каком основании они предоставляются.

Выходной день в соответствии с графиком сотрудника обозначается буквенным (В) или цифровым (26) кодом. Он не влияет на установленную оплату труда.

Если по инициативе компании сотрудники получают дополнительный выходной день, а компания уменьшает на них норму работы в месяц, то работники получают полный оклад, а эти дни не оплачиваются компанией. Для таких дней в табеле предусмотрен буквенный (В) или цифровой (26) код.

Другой случай установления компанией дополнительного выходного — сотрудники уходят на выходной, а компания оплачивает эти дни по среднему. Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные — средний оклад. Для такого случая в табеле предусмотрен буквенный (ОВ) или цифровым (27) код.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Такая таблица учета является документом по личному составу, касающимся организации труда, для которого ст. 22.1 Закона об архивном деле установлен специальный срок хранения, а именно:

• пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось отработанное только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда;
• 50 лет со дня составления ТУРВ, если в нем учитывалось работа сотрудников, занятых на вредных или опасных работах.

Учет и налоги

Исходя из указанных в таблице данных, бухгалтерия рассчитывает заработную плату и различные пособия. Также эти данные влияют и на уплату налогов. Обратим внимание на основные риски.

При прохождении налоговых проверок, в том числе по налогу на прибыль, компания должна предоставить достоверные данные о количестве отработанных дней и часов каждого сотрудника, чтобы подтвердилась правильность начислений. Если будут обнаружены нарушения, то сумма налога на прибыль, указанная в отчетах, будет признана неверной,что повлечет за собой наложение штрафных санкций.

С заработка работника, организация, как налоговый агент, должна выяснить, является ли этот человек налоговым резидентом РФ для того, чтобы использовать при расчете верную налоговую ставку. Именно табель сможет подтвердить фактическое нахождение сотрудника на территории страны. Особенно должны учитывать данную особенность те работодатели, которые отправляют сотрудников в командировки в Белоруссию или Казахстан, потому что при пересечении этих границ в паспорте гражданина не делают никаких отметок. При возникновении спорной ситуации компания сможет доказать, что применила верную ставку, удержала и начислила НДФЛ в полном размере.

Правильное заполнение табеля гарантирует компании возможность ФСС засчитать расходы по больничному листку, потому что нельзя будет официально подтвердить количество отработанных дней, которые крайне важны при расчете этих сумм.

Ведение табеля учета рабочего времени осуществляется любой компанией, так как в нем отражаются важные сведения обо всех работниках, позволяющие контролировать трудовую дисциплину. Табель содержит сведения о количестве отработанного каждым сотрудником времени. Исходя из них, руководство решает, кого поощрить, кого наказать депремированием, а бухгалтер начисляет зарплату.

Режимом рабочего времени считается распределение этого времени в диапазоне какого-либо календарного периода. Он строго регламентирует длительность рабочей недели, которая бывает следующей: пять рабочих дней/ два выходных; шесть рабочих дней/ один выходной; скользящий (сменный) график; а также ненормированный рабочий день, часы начала и завершения работы, последовательных рабочих/нерабочих дней и многое другое.

Сменная работа — это вид занятости, при которой производственный процесс не укладывается в разрешенную длительность рабочего дня. В таких случаях вводятся смены — две или более, смотря по необходимости.

К особому режиму относится ненормированный рабочий день . Он предусматривает возможность привлечения начальством сотрудника к исполнению его обязанностей вне пределов установленного рабочего времени.

Еще один режим — это гибкий график . Тут рабочее время определяется согласием сторон. Контроль над рабочим временем персонала осуществляет администрация.

В практике применяется учет трех видов:

• поденный — длительность ежедневной работы соответствует установленному законодательству. Начало, конец и длительность рабочего дня не меняются;
• недельный — ежедневные часы работы могут отличаться, но недельные нормы будут строго соблюдены;
• суммированный — аналогичен предыдущему, только отчетным периодом является месяц, квартал и т. д.

Правила ведения табеля учета рабочего времени или как правильно составить табель рабочего времени

Табель использования рабочего времени: как его заполнять? Ниже мы подробно ответим на этот вопрос. Ведение табеля осуществляется как в электронной форме, так и в бумажной, причем последняя форма обязательна. Заполнение данных только на компьютере не допустимо.

Скачать табель учета рабочего времени, его бланк, образец или форму, можно бесплатно в интернете. Образец заполнения табеля рабочего времени, а также заполненный табель учета рабочего времени можно посмотреть и в таких программах, как Консультант плюс и Гарант.

Открытие табеля происходит первого числа ежемесячно. В бухгалтерию его обычно предоставляют дважды: перед начислением аванса, а затем перед начислением зарплаты.

Всем сотрудникам организации присваивается табельный номер, используемый в документах по контролю над трудом и оплатой.

Изменения по причине принятия новых или увольнения старых работников производятся только на основе официальных приказов руководства.

Временные работники, практиканты, которым предусмотрена оплата труда, также вносятся в табель. Но! Не табелируются работающие по гражданско-правовому договору, а совместителям предоставляется отдельный табельный номер.

Заполнять табель надо ежедневно целый месяц, а в последний рабочий день подводится итог по каждому работнику: сколько было неявок и сколько часов отработано. Для заполнения табеля учета рабочего времени нужна форма Т-12 или Т-13, по наличию реквизитов они практически идентичны.

Рассмотрим пошаговую инструкцию по составлению и оформлению табеля учета рабочего времени на основе этих форм.

1. Сверху нужно указать название компании. Оно должно полностью соответствовать названию, указанному в учредительных документах.
2. Далее заполняются разделы «Дата составления» (зачастую это крайний день отчетного месяца) и «Номер документа».
3. Ячейка «Отчетный период» содержит диапазон с 1-го по последнее число месяца.
4. Первый столбец первого раздела («Учет рабочего времени») содержит порядковые номера персонала.
5. Столбцы 2 и 3 заполняют, исходя из личных карточек (форма № Т-2)
6. 4-й и 6-й столбцы — это код затрат и ежедневное отработанное количество часов.
7. 5-я и 7-я графы — это промежуточные результаты за первую половину месяца и за вторую соответственно. Верхняя ячейка содержит отработанные дни, нижняя — отработанные часы.
8. Столбцы с 8-го по 17-й заполняются в конце месяца. Итог отработанных дней не включает выходные, командировки, прогулы сотрудников, т. е. те дни, когда человека фактически не было на рабочем месте.
9. 8-я графа представляет собой сумму верхних ячеек из пятого и седьмого столбцов.
10. 9-я графа — сумма нижних ячеек пятого и седьмого столбцов.
11. 14-я и 16-я графа — это количество часов и дней.
12. 15-я графа содержит код причины неявки.
13. 17-я графа — общее число выходных дней за месяц.

Второй раздел табеля ведет бухгалтерия.

Табель учета рабочего времени: условные обозначения, коды и сокращения

Всего предусмотрено 36 кодов в табеле учета рабочего времени сотрудников. Каждый показатель имеет буквенное и цифровое обозначение. Ниже приведена расшифровка табеля учета рабочего времени:

Показатель	Буквенноеобозначение	Цифровоеобозначение
Продолжительностьработы:-дневное время;-ночное время;-выходные/праздничные дни;-сверхурочная работа;вахтовый метод.	ЯНРВСВМ	102 030 405
Командировка	К	06
Повышение квалификации:-есть отрыв от работы;-есть отрыв от работы с поездкой в другую местность.	ПКПМ	0708
Отпуск:-основной оплачиваемый;-дополнительный оплачиваемый;-дополнительный оплачиваемый в связи с обучением;-сокращение рабочего времени в связи с обучением с сохранением частичной зарплатой;-дополнительный неоплачиваемый в связи с обучением;-по беременности и родам;-по уходу за ребенком до его 3-х летнего возраста;-неоплачиваемый, предоставляющийся по разрешению руководства;-неоплачиваемый, предусмотренный законодательством;-ежегодный дополнительный без сохранения зарплаты.	ОТОДУУВУДРОЖДООЗДБ	9 101 112 131 415 161 856
Временная нетрудоспособность:-с назначением пособия по законодательству;-без назначения пособия.	БТ	1920
Сокращениерабочего времени, предусмотренного законодательством	ЛЧ	21
Вынужденныйпрогул (по причине увольнения, перехода на другую работу)	ПВ	22
Невыходпо причине общественных или государственных обязанностей	Г	23
Прогулыпо неуважительной причине	ПР	24
Режимнеполного рабочего времени по решению руководителя	НС	25
Выходныеи праздничные дни	В	26
Дополнительныеоплачиваемые выходные	ОВ	27
Дополнительныенеоплачиваемые выходные	НВ	28
Забастовка, осуществленная в порядке законодательства	ЗБ	29
Неявкипо непонятным причинам	НН	30
Время простоя:-по вине работодателя;-по причинам, не зависящим ни от сотрудника, ни от работодателя;-по вине сотрудника	РПНПВП	313 233
Отстранение от работы, предусмотренное законом:-с сохранением оплаты;-без сохранения оплаты	НОНБ	3435
Приостановкаработы по причине задержки зарплаты	НЗ	36

Программы для ведения табеля учета рабочего времени

Для заполнения табеля на компьютере существует множество программ, которые можно заказать в интернете. Благодаря ним, составить электронный табель учета рабочего времени не составит большого труда. Рассмотрим наиболее популярные среди пользователей.

Все операции, функции и возможности максимально упрощены и призваны сократить столь трудоемкий и отнимающий много времени процесс, как подсчет рабочего времени.

Программа обладает интуитивно-понятным интерфейсом, позволяет составлять сменные графики. Чтобы обучиться работе на ней, не требуется никаких курсов. Программа табеля учета рабочего времени написана в Excel. Она имеет возможности для ведения учета:

• рабочего времени;
• ночных рабочих часов;
• дневных рабочих часов;
• времени нетрудоспособности сотрудника;
• отработанного времени в периоды выходных и праздников;
• прогулов;
• недоработки или переработки.

Программа «Табель учета рабочего времени»

Эта программа также создана учитывать рабочее время. Ее можно заказать в интернете за 700−800 рублей. Чтобы ознакомиться с принципом ее работы, можно скачать пробную версию табеля рабочего времени бесплатно. Если в ней есть все, что вам нужно, то ее можно выкупить. Для этого потребуется регистрация и оплата, после чего придет регистрационный ключ, снимающий все ограничения.

Напишите вопрос в форме ниже:

Каждому кадровику ясна необходимость четкого и безошибочного ведения табелей рабочего времени. К сожалению, табели не всегда и не всеми заполняются достаточно аккуратно. Зачастую виной этому недостаток информации о правильном заполнении.

В соответствии с ч. 4 ст. 91 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником. Такой учет необходим при повременной системе оплаты труда, когда следует учесть отработанное и (или) неотработанное время. Госкомстат России разрабатывает и утверждает специальные формы для ежедневного учета рабочего времени: табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12) и табель учета рабочего времени (форма № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). В бюджетных организациях применяется табель учета использования рабочего времени, утв. Приказом Минфина России от 30.12.2008 № 148н.

Следует отметить, что табель учета рабочего времени позволяет также контролировать соблюдение сотрудниками установленного режима рабочего времени, получать данные об отработанном времени, рассчитывать заработную плату, составлять статистическую отчетность по труду.

Табель составляется в одном экземпляре табельщиком или иным уполномоченным лицом (например, работником структурного подразделения организации, секретарем и др.), подписывается составителем, руководителем структурного подразделения и сотрудником кадровой службы, а затем передается в бухгалтерию.

На малых предприятиях и у индивидуальных предпринимателей, как правило, нет не только должности табельщика, но и структурных подразделений, а нередко и должности специалиста по работе с кадрами. В такой ситуации невозможно в полной мере выполнить соответствующие требования постановления Госкомстата России об оформлении табеля учета рабочего времени перед сдачей его в бухгалтерию для начисления заработной платы. Во избежание каких-либо неприятностей при проведении проверок органами контроля (надзора) рекомендуется издать приказ (распоряжение) о порядке ведения на предприятии (у индивидуального предпринимателя) табеля учета рабочего времени, отражающий специфику данной ситуации. Издание работодателем распорядительного акта представляется нелишним в связи с тем, что табель учета рабочего времени относится к одному из оправдательных документов бухгалтерии.

Табель по форме № Т-12 заполняется от руки. Как и всякий рукописный документ, табель должен содержать четкие записи без помарок, подчисток и непонятных исправлений. В случае обнаружения ошибочной записи работник, ответственный за ведение табеля, должен зачерк­нуть ее тонкой линиейй, выше поставить правильную запись и подтвердить ее своей подписью. После того, как табель полностью оформлен и подписан всеми ответственными лицами, новые исправления в нем со стороны составителя недопустимы, при обнаружении ошибок табель должен быть оформлен и подписан заново.

В ситуации раздельного ведения учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 «Учет рабочего времени» табеля по форме № Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого сотрудника в табеле отведены две строки (графы 4 и 6). Верхняя строка служит для отметки условных обозначений затрат рабочего времени (буквенных или цифровых кодов), а нижняя – для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При заполнении граф 5 и 7 в верхних строках указывается количество отработанных дней, в нижних – количество часов, отработанных каждым сотрудником за учетный период.

Форма № Т-13 применяется для учета рабочего времени в автоматизированном режиме. Для отражения затрат рабочего времени в форме № Т-13 (графа 4) отведены четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16). Верхняя строка в графах 4 и 6 применяется для буквенных или цифровых кодов затрат рабочего времени, нижняя показывает продолжительность отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах).

Бланки табеля по форме № Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: наименование структурного подразделения, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия) работника, его табельный номер и т.п., т.е. данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.

После того, как табель полностью оформлен и подписан всеми ответственными лицами, новые исправления в нем со стороны составителя недопустимы, при обнаружении ошибок табель должен быть оформлен и подписан заново

При необходимости допускается увеличение количества граф табеля для отражения дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных. В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20, в унифицированные формы первичной учетной документации работодатель может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации должны оставаться без изменения, включая код и номер формы, а также наименование документа. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендательными и могут изменяться по усмотрению организации. При изготовлении бланков на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом объема показателей в знаках, включения дополнительных строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Все изменения, внесенные в унифицированные формы, должны быть отражены в соответствующем приказе (распоряжении) руководителя организации.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, письменное согласие работника на сверхурочную работу и пр.).

Затраты рабочего времени учитываются в табеле одним из двух методов:

• методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, когда соответствующими обозначениями заполняются все графы табеля;
• методом регистрации только отклонений от установленного режима рабочего времени, т.е. регистрации неявок на работу, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, временная нетрудоспособность, служебная командировка, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в верхних строках графы табеля указываются только коды условных обозначений, а нижние строки остаются пустыми.

Предусмотренные Госкомстатом России условные обозначения отработанного и неотработанного времени, казалось бы, отражают все возможные ситуации, возникающие при ведении табеля. Но это совсем не так

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе табеля формы № Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме № Т-13. Предусмотренные Госкомстатом России условные обозначения отработанного и неотработанного времени, казалось бы, отражают все возможные ситуации, возникающие при ведении табеля. Но это совсем не так. К сожалению, список обозначений не исчерпывает всех возникающих на практике ситуаций, например, среди принятых обозначений нет кода, показывающего, как отметить в табеле время, отработанное женщиной, находящейся в отпуске по уходу за ребенком.

Согласно ч. 3 ст. 256 ТК РФ по заявлению женщины во время отпуска по уходу за ребенком она может работать на условиях неполного рабочего времени или на дому. Получается, что в табеле учета рабочего времени для такого работника необходимо одновременно проставлять и код «ОЖ» (отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет), и код «Я» (продолжительность работы в дневное время). Поскольку никаких указаний, связанных с данной ситуацией, в Постановлении Госкомстата России нет, рекомендуется решить этот вопрос в приказе (распоряжении) работодателя. Приказом может быть предусмотрено, например, введение двойного обозначения «ОЖ / Я». Соответственно в нижней строке должна быть напечатана косая черта, перед которой не будет никаких обозначений, а после будет указано количество отработанных часов («/ 4»).

К аналогичным двойным обозначениям приходится прибегать и в ряде других случаев, например:

• при выполнении работником сверх­урочной работы («Я / С» – продолжительность работы в дневное время и продолжительность сверхурочной работы в этот день);
• при работе по графику сменности, когда смена начинается в дневное время, а заканчивается в ночное или наоборот («Я / Н», «Н / Я» – соответственно продолжительность работы в дневное и ночное время);
• когда сотрудник отработал часть рабочего времени, а затем заболел и получил в этот же день листок нетрудоспособности («Я / Б» – продолжительность работы в дневное время и время нетрудоспособности с назначением пособия), и др.

Не всегда правильно заполняется табель учета рабочего времени при направлении работника в служебную командировку, особенно в тех случаях, когда командировка «захватывает» выходные дни, т.е. начинается, продолжается и заканчивается в выходные дни. В сложившейся практике работников, имеющих пятидневную рабочую неделю с двумя выходными, часто направляют в командировку в воскресенье, а возвращаются они в субботу. При этом в табеле в воскресенье и в субботу вместо обозначения «В» (выходной день) должно проставляться обозначение «К» (служебная командировка).

Особенно сложным при ведении табеля является вопрос об учете рабочего времени надомников, а также других категорий сотрудников, часто работающих вне стационарного рабочего места (программисты, журналисты, фотографы, редакторы, верстальщики и др.). Конечно, и их рабочее время должно учитываться в табеле, хотя, совершенно очевидно, что в данном случае указывать привычные «восьмерки» – прием весьма условный. Думается, что для таких работников, несмотря на повременную систему оплаты труда, необходимо устанавливать либо определенные объемы выполняемой работы, либо конкретные задания и сроки их выполнения, что позволит реально проконтролировать затраты рабочего времени. Нелишне напомнить, что названные особенности организации труда отдельных работников, отличающиеся от общих правил, установленных у данного работодателя, должны быть отражены в трудовом договоре.

Для работников-надомников представляется целесообразным вести отдельныйтабель учета рабочего времени методом регистрации отклонений, т.е. указывать в табеле не рабочее время, а выходные, отпуска, периоды нетрудоспособности и т.д.

В небольших организациях ведется сводный табель для всех работников, а в крупных он заполняется в каждом структурном подразделении. Соответственно в заголовочной части табеля указывается либо только наименование организации, либо наименование организации и структурного подразделения.

Типичная ошибка при оформлении табеля – отсутствие кода по ОКПО, который обязательно должен вноситься в табель. Еще одной распространенной ошибкой при заполнении табеля является отсутствие табельного номера работника. Отметим, что табельный номер присваивается каждому работнику и включается в приказ о приеме на работу (унифицированная форма № Т-1). При этом система табельных номеров разрабатывается самой организацией (индивидуальным предпринимателем).

Наиболее грубой ошибкой работодателя следует признать отсутствие в организации (у индивидуального предпринимателя) табеля учета рабочего времени. В такой ситуации работодатель не может документально доказать, что сотрудник действительно работал и законно получил деньги из фонда оплаты труда. Отсутствие оправдательных первичных документов по учету труда и его оплаты – серьезное нарушение правил ведения как кадровой, так и бухгалтерской документации.

Приложение

Образец табеля учета рабочего времени

Валентина Андреева, канд. ист. наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия, Москва

• Кадровое делопроизводство и Трудовое право

В данной статье мы рассмотрим буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени. Поговорим о особенностях ведения табеля учета использования рабочего времени. Узнаем, кто заполняет табель.

Учет отработанных часов проводится с целью дальнейшего расчета заработных плат служащих. Для удобства записей был разработан табель учета трудового времени. Отказаться от его ведения нельзя – это будет нарушением Трудового кодекса, соответственно, будут применены штрафные санкции.

Табель выполняет несколько функций:

• используется для фиксации времени, проведенного служащим за работой;
• служит для осуществления надзора за графиком труда;
• помогает собрать сведения для статистики и произведения выплат.

Особенности ведения табеля учета использования рабочего времени

Некоторые особенности работы с табелем учета трудового времени:

• нескольких табелей по одной компании или одному ее подразделению быть не может;
• в него ежедневно заносятся записи, подкрепленные документально;
• удаление из табеля графов и строк запрещено.

Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени: кто заполняет табель

В фирме обязан быть человек, который несет ответственность за достоверность и полноту данных в табеле. Если в должностной инструкции не числится такая обязанность, руководитель компании издает приказ.

Обычно за внесением сведений в табель следит бухгалтер по вычислению зарплаты или сотрудник кадровой службы. Если фирма большая и включает не одно структурное подразделение, учитывать отработанные служащими часы одному работнику становится не под силу, тогда принимается решение назначить ответственного для каждого подразделения в отдельности. Все табели группируются в журнал и отправляются в бухгалтерию.

Алгоритм заполнения табеля учета рабочего времени

• Определяемся со способом записи трудового времени:

1. учет прихода или отсутствия служащего,
2. учет нестандартных ситуаций (не явился, пришел не вовремя, трудился сверхурочно).

• Обозначение метода указания нескольких обозначений в один день:

1. через дробь (/),
2. организация 2 раздельных записей на сотрудника.

• Определяемся с методом указания точного рабочего времени:

1. по типу 2:30 (2 часа 30 мин),
2. десятичной дробью 2,5 ч.

• Решаем, как будем вносить изменения:

1. составлением отдельного корректирующего табеля,
2. своим способом.

• Выбираем кодирование:

1. буквы,
2. цифры.

Когда перечисленные выше шаги пройдены, можно переходить к внесению записей в табель. В таблице указаны шаги заполнения:

Шаг	Данные	Комментарий
1	Наименование фирмы и структурного подразделения	В верхней части заносится наименование компании или данные предпринимателя, указывается структурный отдел
2	Код ОКПО	8-значный для ООО, 10-значный для предпринимателя
3	№ бумаги, день оформления	Номер должен быть порядковый, дата почти всегда – крайний день периода
4	Отчетный период	Табель подается раз за календарный месяц
5	Сведения о сотруднике	Табельный No, ФИО, должность
6	Информация о пребывании на работе и часах работы	Заносятся коды
7	Суммы рабочих дней и часов за месяц	Графа 5: дни и часы за 1/2 месяца, графа 6: число дней и часов за месяц
8	Данные для произведения оплаты труда	Виды оплаты закодированы, поэтому вписывается код. Корр/счет – с него будут перечислены деньги на выплату сотруднику. Столбец 9 будет содержать число дней/часов по этому виду оплаты.
9	Информация об основаниях для отсутствия на работе	Гр. 10-12: коды причин и количество нерабочих часов
10	Подписи ответственного за составление таблицы, руководителя, кадровика

Таблица условных обозначений табеля учета рабочего времени

В таблице рассмотрены условные обозначения в табеле учета рабочего времени:

Буквенный код	Цифровой код	Показатель
Я	01	Часы работы (различают дневные и вечерние)
Н	02	Работа ночью
РВ	03	Труд сотрудников в праздничные дни
С	04	Часы работы сверхурочно
К	06	Служебная командировка
ОТ	09	Ежегодный оплачиваемый отдых (основной)
ОД	10	Дополнительный оплачиваемый отдых
У	11	отпуск для обучения с сохранением з/п. Может выдаваться для повышения квалификации, с отрывом от производственного процесса.
УВ	12	Укороченные трудовые часы (актуально для обучающихся сотрудников без отрыва от производства). При этом предусмотрена возможность частичного сохранения оплаты труда.
УД	13	Дополнительный отпуск по причине обучения без сохранения оплаты труда
Р	14	отпуск по беременности и родам. Составляют приказ, который подписывает сам работник.
ОЖ	15	Отпуск по уходу за ребенком
ДО	16	Отпуск без сохранения з/п
ОЗ	17	Неоплачиваемый отпуск (без сохранения з/п)
Б	19	Временная нетрудоспособность (не считая случаи, которые предусмотрены кодом «Т»). Таким символом обозначают также отпуск по уходу за больным человеком и по причине карантина.
Т	20	Нетрудоспособность, которую не оплачивают. Она может быть представлена бытовой травмой, необходимостью ухода за больным человеком и т. д.
ЛЧ	21	Часы сокращения труда работникам и служащим
РП	31	Простои не по вине сотрудника
НП	32
Г	23	Невыходы с сохранением з/п
ПР	24	Прогулы, которые представляют собой неявку на рабочее место в течение не менее 4-х рабочих часов непрерывно
НС	25	Отработанные часы в рамках неполного рабочего дня по инициативе работодателя
В	26	Выходные дни
ЗБ	29	Забастовки
НН	30	Неявки по неизвестным причинам

Суммированный учет рабочего времени

За основу расчетов берут календарный день, не смену. То есть, когда смена (12 часов) начнется в 21ч и завершится в 9ч след. дня, в таблицу будет сделана пометка о времени работы за день начала смены – 3 часа (с 21ч до 24ч), и за день ее завершения – 9 часов (с 0ч до 9ч).

Порядок заполнения табеля учета рабочего времени

В ведении табеля есть свои особенности:

• Чтобы продемонстрировать каждодневные затраты трудового времени за полный месяц на одного служащего в таблице выделено:

1. 2 строчки (гр. 4, 6) в ф. Т-12;
2. 4 строчки (гр. 4), по 2 строки на 2 недели и соответствующее количество граф (15, 16), в ф. Т-13.

Число граф может быть увеличено для аккуратности внесения дополнительных сведений. В гр. 4 и 6 обоих табелей в самой верхней строчке должны быть записаны коды затрат трудовых часов, а внизу пишется количество фактически не/отработанного времени на определенный день.

• Все служащие организации имеют личный табельный номер, используемый в бумагах, касающихся их работы и ее оплаты. Что касается совместителей, приходится закреплять за ними сразу 2 номера, потому что на них должен быть составлен стандартный пакет документов по трудоустройству. Трудовое время будет учитываться раздельно по обоим табельным номерам.
• Верхние строчки в графах 5, 7 (форма Т-12) заполняются данными о числе дней, которые сотрудник полностью отработал. Нижние строчки – для раб. времени за период (в часах).
• Кадровый служащий по окончании каждого месяца получает от сотрудников, которые вели табели, готовые отчеты. Его задача будет сравнить сведения в отчетах с информацией из отдела кадров. При необходимости он указывает причины, почему работник не приходил на службу. Также он проверяет, когда сотруднику давали отпуск, когда он получал командировочные. Целью такой сверки является уточнение, какие часы были пропущены по уважительной причине, а какие считать за прогул.
• Учет времени может быть проведен двумя способами:

1. учет приходов на работу и пропущенных смен,
2. учет исключительно особых ситуаций (прогулов, задержек, сверхурочного времени).

• Если кто-то из служащих был уволен, его табельный номер убирают из списка в след. месяце после его ухода.
• При приеме в компанию новых работников их табельные номера заносят в базу данных в этом же месяце.
• Записи в табеле делаются только при наличии подтверждающих документов:

1. об отсутствии в раб. время сотрудника,
2. о выходе служащего на неполный день,
3. о переработках (инициированных нанимателем или самим работником),
4. об уменьшении числа рабочих часов.

• Данные о пропусках смен, указанные в днях, кодируются и заносятся в верхнюю строку графа, нижние не подлежат заполнению.
• При заполнении ф. Т-12 табеля раздел второй “Расчеты с персоналом по оплате труда” на аналогичный для всех служащих вид оплаты и корр. счет используются гр. с 18 по 22. Если для отдельных сотрудников они различны, применяются гр. с 18 по 34.
• При внесении сведений для вычисления суммы зарплаты в ф. Т-13:

1. для одинаковых оплаты и корр. счета для всех служащих используются “Код вида оплаты” и “Корреспондирующий счет” над табличкой с гр. 7-9 и гр. 9 (без заполнения гр. 7,8);
2. для различных выплат и корр. счетов для служащих применяются гр. 7-9. Дополнительное поле с такими же No граф пригодится для сведений по типам оплаты, если их более 4.

Отдельные случаи табелирования

В таблице рассмотрены отдельный случаи:

Случай	Решение
Ежегодный и доп. социальный отпуск (сотрудников с детьми)	Все дни указываются как отпуск, включая выходные, поскольку продолжительность отпуска вычисляется на основании календарных дней
Сотрудник был уволен в середине месяца	Отмечаются рабочие дни до увольнения, остальные дни помечаются крестом. Табельный номер может передаваться другому служащему только через 3 года
Известно, почему служащего нет на месте	Прогулы не отмечаются, пока сотрудник не принесет доказывающие причину неявки документы
Было известно, почему работник не явился, однако до момента сдачи табеля он не принес доказывающие причину отсутствия документы	Ставится “НН(30)” (неявка по неизвестным причинам); когда бумаги будут предъявлены, код меняется на соответствующий данному случаю

Особенности заполнения табеля для некоторых категорий работников

В таблице рассмотрены особенности заполнения для некоторых категорий работников:

Категория	Особенность
Сотрудник, переведенный начальством с полной раб. недели на неполную	Все дни, в которые сотрудник не участвует в производственном процессе, помечаются кодом “В(26)” (выходной).
Сотрудница предприятия находится в отпуске по уходу за ребенком	Она вправе трудится неполный день. В таблицу ставится код “ОЖ(15)” и прочерки по трудовому времени. Должны быть организованы 2 доп. строки: для кода “Я(01)” (трудовое время сотрудников с полной занятостью) и для отметки часов работы. Так будут в наличии сведения по статистике и рабочее время для расчета зарплаты.
Выступление служащего предприятия в суде	Указывается как “др. причины неявки”, доказательством отсутствия из-за вызова на судебное заседание служит справка-вызов.
Командировка	1-ая строка: число рабочих часов, исходя из режима по основному месту занятости. 2-ая строка: код “К(06)” (командировка). В списке общего числа отработанных часов (дней) за месяц в гр. “Отработано за месяц” записываются исключительно рабочее время командировки.
Курсы повышения квалификации (и аналогичные мероприятия)	Отмечается кодом “У(11)”.
Уменьшение длительности трудового дня перед праздником и нерабочим днем	Будет записано количество фактически проведенных за работой часов.
Перенос трудовых дней	Перенесенный день будет зафиксирован пометкой “В(16)” (выходной). Указывается время работы за день, на который теперь выпадает рабочая смена (доказательство переноса – приказ руководителя).
Сверхурочные часы	В табеле указываются сверхурочные под пометкой “НУ”.
Водитель транспорта компании	Заносятся сведения, согласно графику работы (при суммированном учете отработанного времени длительность раб. дня должна быть не более 10 ч. Возможно увеличение числа трудовых часов до 12, однако за рулем человек должен находиться не дольше 9 ч.). Если водитель трудится в определенные часы ежедневно, трудовое время исчисляется в днях, а в праздничные дни – в часах.
Ненормированный трудовой день	Следует записать нормативное число рабочих часов, не отработанное. Количество часов, вышедшее за рамки нормы, не причисляется к сверхурочным. Сотрудники получают до недели отпуска дополнительно.
Праздники во время отпуска	Для дней отпуска – код “ОТ(09)”, праздничные дни отмечаются как праздники – “В”.
Сотрудник отсутствовал на работе, но сохранял средний заработок	Считается неотработанным временем, отмечается кодом “А”.

Законодательные акты по теме

Статья	Название
ст. 91 ТК РФ	Понятие рабочего времени
ч. 2 ст. 91 ТК РФ	Утверждение максимальной продолжительности рабочей недели (40 часов)
ст. 94 ТК РФ	Утверждение продолжительности рабочей смены
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”	Утверждение формы табеля учета рабочего времени – Т-12, Т-13
Постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 № 20	Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации

Типичные ошибки

Ошибка № 1: Внесение записей в табель учета времени не проводится каждый день.