Бухучет инфо. Бухучет инфо Денежные документы 1с 8

В программе 1С Бухгалтерия 8 редакция 2.0 разработаны специализированные документы: Поступление денежных документов и Выдача денежных документов. Для аналитического учета по счету 50.03 "Денежные документы" используется одноименный справочник. Поступление и выбытие денежных документов отражаются в специализированном отчете – Отчет о движении денежных документов. Все перечисленные объекты программы находятся в колонке главного меню, а так же на закладке панели функций с названием "Касса".

В этой статье мы рассмотрим пример одного из возможных вариантов учета талонов на горюче-смазочные материалы (ГСМ).

Например.
Организация "Рассвет" заключила договор купли-продажи ГСМ с автозаправочной станцией (АЗС). Условиями договора предусмотрено, что право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент заправки автотранспортных средств топливом.

В декабре 2010 года организация перечисляет АЗС предварительную оплату в счет предстоящей поставки ГСМ в сумме 23,600 рублей (в том числе НДС 3,600 рублей) и получает 100 талонов номинальной стоимостью 236 рублей. Водителям было выдано 30 талонов, все талоны были израсходованы. АЗС было отпущено 300 литров бензина на сумму 7,080 рублей (в том числе НДС 1,080 рублей), счет-фактура от АЗС поступил 31.12.2010 года. Согласно путевым листам, количество фактически израсходованного топлива составляет 250 литров.

Бухгалтерский учет талонов на ГСМ зависит от вида талона и момента перехода права собственности на топливо. Считается, что оплаченные талоны на ГСМ, содержащие стоимостную оценку, должны учитываться на счете 50.03 "Денежные документы".

Как мы уже говорили, для аналитического учета денежных документов используется специальный справочник, в котором заполняется наименование денежного документа, его вид, и может указываться номинальная стоимость.

Пример заполнения справочника Денежные документы приведен на рис. 1.

Рисунок 1.

Перечислим суммы предварительной оплаты АЗС.
Перечисление безналичных денежных средств отражается в программе с помощью документа Списание с расчетного счета. Создается документ в журнале Банковские выписки при получения выписки с расчетного счета, отражающей перечисление денежных средств АЗС. Так как в документе конфигурации предусмотрено использование договора только с видом Прочее , нам придется в документе Списание с расчетного счета использовать операцию Прочие расчеты с контрагентами . Укажем получателя – АЗС и перечисленную сумму – 23,600 рублей. Создадим договор с контрагентом с видом Прочее . Так как мы отражаем предоплату в счет будущих поставок ГСМ, то счет расчетов укажем 60.02 "Расчеты по авансам выданным" и статью движения денежных средств выберем Оплата товаров, работ, услуг и иных оборотных активов .

Пример заполнения документа Списание с расчетного счета и его проводка представлены на рис. 2.

Рисунок 2.

Если организация получила счет-фактуру на аванс от АЗС (в соответствии с п. 12 ст. 171 НК РФ , налогоплательщик имеет право принимать к вычету НДС по выплаченному авансу, но для этого он должен получить от поставщика счет-фактуру на аванс), его надо зарегистрировать в программе. Документ Счет-фактура полученный на выданный аванс удобно сформировать на основании документа Списание с расчетного счета .

Отразим поступление талонов на ГСМ по их стоимостному выражению. Для этого воспользуемся документом Поступление денежных документов с операцией Поступление от поставщика .

Принятие к учету талонов на ГСМ производится по стоимости с НДС, так как в данный момент отсутствуют расчетные первичные документы, в которых была бы указана сумма НДС. На этом этапе есть только акт приема-передачи талонов.

На закладке От кого укажем контрагента – АЗС , договор – Договор на талоны , счет расчетов выберем 60.01 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

На закладке Денежные документы укажем денежный документ Талон АИ-95 , количество и сумму.
При проведении документ сформирует проводку и оприходует на счет 50.03 "Денежные документы" 100 талонов на ГСМ на сумму 23 600 рублей.
У документа есть печатная форма – Приходный ордер.
Пример заполнения документа Поступление денежных документов и его проводки представлены на рис. 3.

Рисунок 3.

Документ не производит зачет аванса (нет такой функции). Совершенно справедливо, так как мы произвели предоплату за ГСМ, а получили пока только талоны – право на получение ГСМ от поставщика.
Выдадим талоны на ГСМ нашим водителям: Иванову и Петровой. Для этой цели воспользуемся документом Выдача денежных документов с операцией Выдача подотчетному лицу .

На закладке документа Кому укажем подотчетное лицо, а на закладке Денежные документы талон на ГСМ и его количество (Иванову выдали 20 талонов, а Петровой выдали 10 талонов). У документа есть печатная форма – Расходный ордер.
При проведении документ спишет выданные талоны с кредита счета 50.03 "Денежные документы" в дебет счета 71.01 "Расчеты с подотчетными лицами".
Пример заполнения документа Выдача денежных документов и его проводки (для водителя Иванова) показаны на рис.4. Аналогично оформим выдачу талонов на ГСМ водителю Петровой.

Рисунок 4.

В программе разработан Отчет по движению денежных документов . Сформировать отчет можно из меню и на закладке Касса . Сформированный отчет за 9 декабря 2010 года показан на рис. 5.

Рисунок 5.

Водители израсходовали талоны на ГСМ – залили бензин в баки автомобилей. Отразим стоимость ГСМ, залитых в баки автомобилей, и сумму НДС со стоимости ГСМ, согласно авансовым отчетам водителей. Для этого воспользуемся документом Авансовый отчет .

В "шапке" документа укажем отчитывающееся подотчетное лицо. На закладке документа Авансы выберем соответствующий документ Выдача денежных документов , которым бала оформлена выдача талонов на ГСМ подотчетному лицу. На закладке Товары укажем полученный подотчетным лицом бензин, его количество, сумму, ставку НДС, счет учета ГСМ и счет учета предъявленного поставщиком НДС.

При проведении документа сформируются бухгалтерские проводки: с кредита счета 71.01 на счет 10.03 "Топливо" оприходуется бензин, а на счет 19.03 "НДС по приобретенным МПЗ" выделится сумма НДС, предъявленного поставщиком.

Пример заполнения документа Авансовый отчет и его проводки (для Иванова) показаны на рис.6. Аналогично оформим Авансовый отчет водителя Петровой. Обратите внимание, так как мы не указали на закладке Товары счет-фактуру полученный от поставщика (его еще нет), в проводке по счету 19.03 отсутствует второе субконто.

Рисунок 6.

31.12.10 поставщик АЗС предъявил счет-фактуру на отгруженное топливо.
Для принятия к вычету НДС (на основании счета-фактуры, полученного от АЗС) и формирования записи в книгу покупок воспользуемся документом Отражение НДС к вычету .

Для того, чтобы документ сформировал запись непосредственно в книгу покупок, установим флажок Использовать как запись книги покупок . Для формирования проводки по принятию НДС к вычету в бухгалтерском учете установим флажок Формировать проводки . В "шапке" документа выберем контрагента и договор, а в табличной части на закладке Товары и услуги укажем НДС, который хотим принять к зачету.

При проведении документа сформируется проводка по принятию НДС к вычету и запись в регистр накопления НДС Покупки (книга покупок).
Нам придется корректировать операцию документа. Поэтому откроем результат проведения документа (пиктограмма Дт/Кт) и установим флажок Ручная корректировка . На закладке Бухгалтерский и налоговый учет по кредиту счета 19.03 удалим второе субконто (вспомните документ Авансовый отчет ) и кнопкой "ОК" подтвердим свою корректировку.

В "подвале" документа необходимо зарегистрировать полученный от поставщика счет-фактуру: указать входящий номер, входящую дату и провести.
Пример заполнения документа Отражение НДС к вычету и его проводки после корректировки показаны на рис.7.

Рисунок 7.

Для зачета аванса поставщику в части поступившего топлива воспользуемся документом Корректировка долга с операцией Проведение взаимозачета .
Выберем контрагента и с помощью кнопки Заполнить заполним табличную часть документа. В графе Сумма укажем сумму зачета аванса (в нашем примере 7 080 руб. – стоимость полученного топлива с НДС) и проведем документ.
Пример заполнения документа Корректировка долга и результат его проведения показаны на рис.8.

Рисунок 8.

В конце месяца документом Требование-накладная спишем стоимость фактически израсходованных ГСМ согласно данным путевых листов.
В нашем примере было израсходовано 250 литров бензина АИ-95. Например, ГСМ были израсходованы на общехозяйственные нужды.
На закладке документа Материалы укажем количество израсходованного топлива, а на закладке Счет затрат выберем счет 26 "Общехозяйственные расходы" и обязательно заполним аналитику счета: подразделение и статью затрат.
Пример заполнения документа Требование-накладная и его проводка в бухгалтерском учете показаны на рис.9.

Рисунок 9.

Если сотрудники организации часто ездят в командировки, то обычно организация заключает договор с агентством, которое оформляет железнодорожные и авиабилеты. Посредник при этом выставляет счет-фактуру с выделенными строками по билетам и сервисному сбору. Облагаться НДС при этом могут как билеты, так и сервисный сбор.

В соответствии с п.7 ст. 171 НК РФ налогоплательщик может принять сумму налога к вычету, если командировочные расходы принимаются к вычету в целях налогообложения прибыли. В том числе необходимо документальное подтверждение расходов, а именно приказ о командировке, подтверждение факта проезда и т.д., что обычно возникает при оформлении авансового отчета. Поэтому НДС к вычету принимают не в периоде поступления билетов и счета-фактуры посредника, а в периоде оформления авансового отчета, т.е. при выполнении всех требований для принятия к вычету.

Если сотрудник по каким-либо причинам не воспользовался билетом, оформляется его возврат. При этом как правило сервисный сбор не возвращается, а также может быть возвращена не полная стоимость билета в качестве штрафа. Этот порядок описан в договоре с агентством, поэтому на основании п.3 ст.168 НК РФ агентство выставляет организации корректировочный счет-фактуру, в котором исключает или уменьшает стоимость билета. По полученному корректировочному счету-фактуре покупатель производит восстановление сумм НДС, ранее принятых к вычету в соответствии с пп. 4 п.3 ст.170 НК РФ

Отражение в 1С

Железнодорожные и авиабилеты являются денежными документами и для них в типовых решениях на платформе 1С:Предприятие 8 предусмотрен особый порядок учета с помощью документов Поступление денежных документов и Списание денежных документов. Т.к. фактически право на вычет НДС по билетам возникает при оформлении авансового отчета, то схема учета в 1С предложена следующая:

оформление документа Поступление денежных документов
оформление документа Поступление товаров и услуг в части сервисного сбора, отражение счета-фактуры в самом документе ПТиУ
выдача билета подотчет Выдачей денежных документов
оформление Авансового отчета с одновременной регистрацией отдельного Счета-фактуры полученного в части документа

Следует отметить, что в учете по счету 50.03 проходит стоимость билета с НДС, потом, уже со счета 71.01 сумма НДС приходуется на счет 19.04. Также договор с агентством в документе "Поступление денежных документов" следует заводить с видом "Прочее", т.к. учет НДС до оформления авансового отчета фактически не ведется. Причем в документе Поступление товаров и услуг договор требуется с видом "С поставщиком". Это приводит к проблемам при оформлении оплаты поставщику. Если требуется создать единый документ оплаты, то приходится создавать документ Корректировка долга и перебрасывать задолженность на единый договор.

Также получается, что один и тот же СФ оформляется дважды, в первый раз при создании документа Поступление товаров и услуг, второй раз - при проведении документа Авансовый отчет. Соответственно, будет сделано две записи в журнал учета счетов-фактур. Этот недостаток исправлен только в 1С:Бухгалтерии 3.0.

Корректировочный счет-фактура

При возврате билета агентство оформляет корректировочный счет-фактуру. По нему покупатель должен восстановить суммы НДС, ранее принятые к вычету. Это отражается в программе документом "Корректировка поступления" с видом операции "Корректировка по согласованию сторон". Этот документ может быть введен на основании Поступления товаров и услуг или на основании Счета-фактуры полученного. Ввода на основании документа "Поступление денежных документов" не предусмотрено.

Если организация в соответствии с п.7 ст.171 НК РФ не принимала к вычету НДС по билетам до проведения Авансового отчета, то оптимальным будет сформировать "Корректировку поступления" на основании документа Поступление товаров и услуг только в части сервисного сбора. Возмещаемую часть стоимости билета с соответствующей суммой НДС списать документом Выдача денежных документов с видом операции "Возврат поставщику", невозмещаемую часть списать тем же документом с видом операции "Прочая выдача".

Если же по некоторым причинам вычет НДС по билетам уже был произведен, то следует ввести документ "Корректировка поступления" на основании документа Счет-фактура полученный, который был сформирован при проведении документом "Авансовый отчет". В этом случае скорее всего потребуется вручную заполнить табличную часть документа и сформировать проводки по регистру бухгалтерии, т.к. документ будет проводиться только по регистру "НДС продажи".

В связи с описанными выше особенностями можно посоветовать придерживаться следующих рекомендаций:

Перед оплатой по договору с агентством перебрасывать суммы долга с договора с видом "Прочее" на договор с видом "С поставщиком" документом "Корректировка долга"
Не принимать к вычету суммы НДС с сервисных сборов до проведения авансового отчета. Проще всего это сделать следующим образом: в документе Поступление товаров и услуг не регистрировать счет-фактуру. Далее, когда при проведении документа Авансовый отчет будет сформировать Счет-фактура полученный, добавить в него в качестве документа-основания документ Поступление товаров и услуг. Это также позволит избежать задвоения записей в журнале учета счетов-фактур.
Не принимать к вычету суммы НДС по билетам до проведения авансового отчета. Если это все же необходимо сделать, то лучше доработать типовую конфигурацию: сделать так, чтобы документ Поступление товаров и услуг мог приходовать денежные документы на счет 50.03 с выделением НДС на счет 19.04. Также потребуется доработать документ Корректировка поступления: чтобы в нем по денежным документам заполнялась табличная часть.

При помощи продукта RG-Soft:Экспресс-проверка ведения учета по НДС компании «RG-Soft» можно легко проверить правильность учета НДС. Наша обработка также указывает на возможные причины ошибок и выдает рекомендации по их устранению

Если после прочтения статьи у Вас остались вопросы, Вы можете задать их в этой форме . Мы постараемся ответить на любой вопросы по отражению в программах на платформе 1С:Предприятие 8 на следующий рабочий день.

Сегодняшний материал будет посвящен разделу «1С 8.3» под названием «Денежные документы», в частности - поступлению денежной документации и ее выдаче.

Что имеется в виду под денежными документами? Это те документы, которые предприятие уже приобрело, но услуги с ними поставщиками предоставлены еще не были. Вышеназванные документы оплачены и хранятся в кассе организации. Учет денежной документации проводится на счете «50.03».

К денежной документации относятся талоны на приобретение ГСМ, талоны на питание, почтовые марки, авиа и железнодорожные билеты, путевки и так далее.

Поступление в программный продукт «1С 3.0» денежных документов

С целью оформления поступления денежных документов в программном продукте существует документ под названием «Поступление денежных документов».

Его нужно сформировать и заполнить, что мы сейчас и сделаем. С этой целью нужно зайти в меню под названием «Банк и касса» и нажать на ссылку под названием «Поступление денежных документов». В результате мы перейдем в список поступления документов. В окне со списком нажимаем клавишу с именем «Создать».

После этого переходим к заполнению реквизитов необходимого документа, а именно - к закладке «От кого»:

Счет учета по умолчанию устанавливается в автоматическом режиме, из списка справочника «Организации» выбираем нужную организацию, если таких несколько.

Затем необходимо указать, от кого именно происходит поступление. Это зависит от вида операции. Если последний называется «Поступления от поставщика», то в поле «Контрагент» нужно выбрать поставщика денежной документации. Если же вид операции - «От подотчетного лица», то указываем работника предприятия - подотчетное лицо. Есть еще один вид операции, который называется «Другое». В данном случае в поле под названием «Принято от» необходимо из справочника выбрать физическое лицо, или поставщика туда вписать вручную (с целью печати).

Счет указываем в ручном режиме. Например, счет «76.09» «Прочие расчеты с дебиторами и кредиторами». Для этого счета необходимо указать , если вид операции называется «Другое».

Отметим, что с целью хранения списка номенклатуры денежной документации, на смену привычного всем справочника под названием «Номенклатура», в программном продукте сформирован отдельный справочник. Последний так и называется - «Номенклатура денежных документов». С нажатием клавиши добавить именно в него мы и попадаем. Об этом следует помнить, поскольку существуют случаи, когда в справочник «Номенклатура» заносят денежные документы, а потом не могут их найти в случае заполнения документа.

Следовательно, документ заполнен. Теперь нужно его провести и посмотреть, какие именно проводки он сформировал. Сначала нажимаем на клавишу под названием «Провести». При успешном проведении нажимаем соответствующую клавишу с целью просмотра проводок, которые сформировал нам программный продукт «1С»:

Как видим, проводки сформировались корректно - от поставщика («76.09») на счет денежной документации («50.03»).

Выдача денежных документов

Для этого необходимо зайти в меню «1С» под названием «Банк и касса» и нажать на такую ссылку как «Выдача денежных документов». В форме списка нажмите на клавишу «Создать».

Формирование документа с именем «Выдача денежных документов» мало в чем отличное от документа поступления. В этом случае так же отмечаем вид операции (в программе по умолчанию стоит «Выдача подотчетному лицу»), организацию и другие разного рода реквизиты:

После сделанного на закладке с именем «Денежные документы» нужно выбрать необходимые позиции номенклатуры.

Все сделано корректно: « 71.01», «Кредит 50.03».

В и напоследок отметим, что счет «50.03» - единственный из группы «Касса», который имеет признак количественного учета. Получается, что в отчетах мы можем видеть остатки и обороты по данному счету в количественно-суммовом выражении.

Учет денежных документов через подотчетное лицо имеет определенные нюансы. Он несколько отличается от учета других видов расчетов с подотчетниками. Рассмотрим эти особенности.

Что является денежным документом?

Косвенно определение понятия такого объекта учета, как денежные документы, дано в Инструкции по применению плана счетов, утвержденной приказом Минфина от30.10.2000 № 94н (далее — Инструкция 94н). В описании счета 50 Инструкции 94н указано, что на субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются марки (почтовые, вексельные, госпошлины), оплаченные авиабилеты и иные денежные документы, которые имеются у предприятия.

Таким образом, к денежным документам относятся такие документы, которые имеют определенную стоимостную оценкуи позволяют в будущем получить материальные ценности, имущественные права или услуги. Это могут быть талоны на питание, молоко, ГСМ (если указана фиксированная стоимость горюче-смазочных материалов); автобусные, железнодорожные и другие виды билетов, туристические путевки, прочие аналогичные документы. Инструкция 94н предписывает вести аналитический учет таких документов в разрезе их видов (отдельно по путевкам, отдельно по железнодорожным билетам и т. д.).

ВАЖНО! К числу денежных документов не относят ценные бумаги (гособлигации, облигации других предприятий, акции и векселя), БСО (чеки, талоны, билеты, другие бланки, выпущенные самим предприятием).

На счете 50 денежные документы учитывают, когда между моментом их приобретения и моментом использования имеется интервал, в течение которого они хранятся в кассе. Если же, например, командированный работник на полученные подотчетные средства приобрел билет на поезд для своей поездки самостоятельно, то такой документ не проводят через кассу. А уже использованный билет, сданный в бухгалтерию в качестве подтверждения расходов, будет храниться вместе с авансовым отчетом. При этом использованный билет также не является денежным документом, поскольку не обладает свойством обмена на какую-либо выгоду в будущем.

Рассмотрим подробнее порядок поступления и выдачи денежных документов.

Порядок оприходования денежных документов

Все первичные объекты бухгалтерского учета, к числу которых относятся и денежные документы, необходимо учитывать в соответствующих регистрах (п. 1 ст. 10 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, далее — закон № 402-ФЗ).

Унифицированного регистра для учета денежных документов не существует. К тому же предприятия имеют право разрабатывать форму подавляющего большинства первички и бухгалтерских регистров самостоятельно (информация Минфина № ПЗ-10/2012).

При разработке регистров учета для денежных документов необходимо отразить все их существенные параметры в отдельных графах. При этом специализированные программы для ведения бухучета, как правило, имеют в своем функционале подобные регистры, и бухгалтеру достаточно просто занести в них все необходимые для учета сведения из денежных документов.

Если же по какой-то причине ведение бухучета осуществляется без применения компьютерной программы, регистр придется разработать самостоятельно. Что отразить в таком регистре?

Для разных документов могут быть свои нюансы. Например, для учета билетов существенными сведениями, отражаемыми в регистре, будут:

дата приобретения билета;
дата поездки, на которую приобретен билет;
номер билета;
тип транспортного средства;
номер рейса, время, место, класс билета;
стоимость билета;
сумма НДС (если имеется);
сумма комиссионных и страховых платежей;
иные данные, имеющие существенное значение (фамилия работника, на которую приобретен билет; количество миль, которые начислены перевозчиком; накопленная сумма дисконта и т. п.).

После занесения документа в регистр бухучета выбирается счет, на котором этот документ необходимо учесть — субсчет 50-3 «Денежные документы» к счету 50 «Касса». По его дебету отражается полная стоимость денежного документа — та сумма, в которую обошлось для предприятия его приобретение.

Оплату и приход денежных документов можно отразить следующими проводками:

ВАЖНО! Оплата за денежные документы может быть произведена как безналичным способом, так и за наличные, но учитываются они на субсчете 50-3.

Как выдаются денежные документы подотчетному лицу?

Факт выдачи денежных документов из кассы подотчетникам оформляется при помощи расходного кассового ордера (РКО). При этом бухгалтерская проводка имеет вид:

Дт 71 Кт 50-3 — выдача подотчетному лицу денежных документов из кассы предприятия.

Пример

Работник торгового предприятия Савельев А. И. получил задание отправиться в командировку 12.05.2016 на 9 дней, с возвращением 20.05.2016. Предприятием для него через подотчетное лицо приобретены железнодорожные билеты (туда и обратно). Стоимость билета туда, включая комиссионный сбор и страховку, составила 6 950 руб. (в т. ч. выделенный в билете НДС 707,51 руб.). Стоимость билета обратно на 19.05.2016 с прибытием 20.05.2016 составила 5 750 руб. (в т. ч. выделенный в билете НДС 585,35 руб.). 23.05.2016 Савельев А. И. отчитался в бухгалтерии по использованию денежных документов.

Рассмотрим, как оформлялись все эти операции:

Дата	Сумма	Описание операции	Первичный документ
29.04.2016		Иванову А. А. выданы деньги в подотчет для приобретения ж/д билетов для Савельева А. И.	Приказ или распоряжение, РКО
04.05.2016		Ивановым А. А. возвращен остаток денег в кассу предприятия	ПКО, авансовый отчет Иванова А. А.
04.05.2016		Оприходован билет № 08935992 на поезд№ 018, дата: 12.05.2016, на имя Савельева А. И. для поездки туда
04.05.2016		Оприходован билет № 03565978 на поезд№ 017, дата: 19.05.2016, на имя Савельева А. И. для поездки обратно	ПКО для денежных документов, бланк билета, сделана регистрационная запись в журнале учета денежных документов
12.05.2016		Выданы проездные документы для поездки туда и обратно Савельеву А. И. в подотчет	РКО для денежных документов, бланки билетов, запись в журнале регистрации выдачи денежных документов
23.05.2016	11 407,14	Получен авансовый отчет от Савельева А. И. об использовании денежных документов — проездных ж/д билетов. Списана стоимость ж/д билетов (без учета НДС) на коммерческие расходы предприятия	Авансовый отчет, бланки использованных билетов, отчет о командировке
23.05.2016	1 292,86	Принят к вычету НДС с ж/д билетов № 03565978 и № 08935992	Бланки билетов

ВАЖНО! С 01.01.2016 ставка НДС на тариф билета составляет 10% (закон «Об установлении коэффициента-дефлятора…» от 29.12.2015 № 386-ФЗ). Иные услуги, включаемые в полную стоимость билетов, облагаются по ставке 18%. При этом рассчитывать НДС самостоятельно нет необходимости.

Нюансы учета денежных документов на ГСМ

ГСМ предприятиями сегодня приобретаются 2 основными способами:

по талонам;
по топливным картам.

Денежными документами являются только талоны на ГСМ и только определенного вида. Топливные карты, по которым расчеты за бензин ведутся в стоимостном выражении, относятся к малоценке и учитываются за балансом по условной стоимости. Для этого можно открыть специальный забалансовый счет или вести учет их движения в специальном журнале, где следует отражать данные о том, кому и когда выдавались топливные карты. Регулярное пополнение баланса топливных карт проводится авансовыми платежами, которые в конце месяца закрываются документами от поставщика ГСМ:

счетом-фактурой,
накладной на ГСМ;
реестром-отчетом о проведении заправок автомобиля по номеру карты.

Талоны на ГСМ получают от предприятия-поставщика после совершения предоплаты на основании договора на поставку ГСМ. Они могут быть литровыми или стоимостными. Талоны, в которых указано количество ГСМ без указания его стоимости, не относятся к денежным документам и учитываются за балансом.

Стоимостный талон на получение ГСМ — получают в бухгалтерии в день выезда автомобиля. По возвращении на предприятие водитель отчитывается по расходу ГСМ на основании путевого листа.

Проводки этих операций могут иметь следующий вид:

		Описание операции	Первичные документы
		Поставщику ГСМ переведен аванс на талоны	Договор на поставку ГСМ, заявка от начальника гаража на оплату ГСМ на месяц, месячные нормы расхода ГСМ по предприятию, платежный документ
		Получены талоны от поставщика	ПКО на талоны
		Выданы талоны водителю/диспетчеру	Журнал учета талонов, РКО на талоны, путевой лист/заявка диспетчера
		Получен авансовый отчет о расходовании ГСМ (приложен путевой лист). Стоимость израсходованного ГСМ списана на общепроизводственные расходы	Путевой лист/ отчет диспетчера о расходовании и остатках ГСМ, бухгалтерская справка — расчет, кассовая книга

Первичная регистрация талонов на ГСМ производится в соответствующем журнале учета. Талоны на предприятии могут выдаваться либо напрямую водителю, либо диспетчеру автоцеха (гаража). Если есть такая возможность у предприятия, то можно поручить работу по учету ГСМ специалисту — работнику автоцеха (начальнику, мастеру, диспетчеру). Работа эта очень кропотливая и трудоемкая: нужно учитывать приход и расход ГСМ, проводить списание по путевым листам, следить за тем, соблюдаются ли нормы на списание. На транспортных предприятиях все перечисленные операции выполняет отдельный специалист, имеющий возможность осуществления непосредственного контроля расхода ГСМ.

Учет проездных билетов для сотрудников, занятых разъездными работами

Отдельно необходимо рассмотреть порядок учета проездных на городской транспорт. Очень часто предприятие приобретает своим сотрудникам проездные билеты для осуществления ими работы вне офиса (разъездной работы).

Типовые проводки в данном случае могут иметь следующий вид:

		Описание операции	Первичные документы
		Произведена оплата проездных билетов транспортному предприятию	Договор с транспортным предприятием, выписка банка, платежное поручение
		Получены проездные билеты от транспортного предприятия	Бланки проездных билетов, накладная, ПКО для проездных билетов
		Отражен НДС по приобретенным проездным билетам	Счет-фактура
		Выданы проездные билеты сотрудникам в подотчет	РКО, запись в журнале учета проездных билетов
		Получены авансовые отчеты (приложены маршрутные листы) от сотрудников. Транспортные расходы списаны на общепроизводственные (коммерческие) расходы	Маршрутные листы, бланки использованных билетов (по окончании периода, на который они приобретались)

ВАЖНО! Если сотрудниками, получившими проездные билеты, не будет предоставлен в бухгалтерию маршрутный лист, им необходимо начислить НДФЛ на стоимость проездного документа. Маршрутный лист работника подтверждает, что проездной он использовал не для своих личных нужд, а для выполнения производственных задач.

Если проездные билеты приобретены на длительный период, охватывающий несколько месяцев или кварталов, то предприятие на основании маршрутных листов может списывать часть стоимости проездных билетов на расходы соответствующего периода. Маршрутные листы могут быть ежедневными, а могут иметь форму недельных или месячных бланков. Форму маршрутных листов и период, на которых они заполняются, предприятие устанавливает в учетной политике.

Итоги

Учет денежных документов необходимо вести с использованием специального субсчета 50-3. Выдавать их необходимо подотчет. Это позволит предприятию минимизировать риски нехозяйственного использования денежных документов, а такжене корректного расчета налогооблагаемой базы по налогу на прибыль или НДС.

Учимся оформлять авансовые отчёты на примерах (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0)

2016-12-08T12:30:37+00:00

По моему наблюдению для начинающих бухгалтеров оформление авансовых отчётов представляет значительную трудность на первых порах.

Сегодня мы рассмотрим азы этого дела, а также наиболее популярные случаи из жизни. Все эксперименты будем ставить в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).

Итак, начнём

Не мне вам рассказывать, что за расчёты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счёт:

Выдача активов отражается работнику по дебету этого счёта, а списание - по кредиту.

Ну, например, выдали 5000 под отчёт из кассы:

Почему я сказал активов ? Всё потому, что выдавать работнику мы можем:

Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
Безналичные денежные средства (переводом с расчётного счёта организации на карточный счёт сотрудника)
Денежные документы (например, билеты на самолёт для командировки)

Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров.

Выдача наличных денежных средств из кассы

Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ "Выдача наличных"):

В виде операции указываем "Выдача подотчетному лицу":

Проводка получилась такой:

Выдача безналичных денежных средств

В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника (счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги).

В тройке эта операция оформляется обычным документом "Списание с расчетного счета":

Также не забываем указать в виде операции "Перечисление подотчетному лицу":

Проводка получилась такой:

Выдача денежных документов

Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.

После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:

При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ "Выдача денежных документов":

А на закладке "Денежные документы" указывает этот самый билет:

Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):

Отдельно упомяну:

Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации - лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку - то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.

Сотрудник отчитывается

Но ведь активы выдаются сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.

Это такая печатная форма в которой указывается:

всё, что мы выдали сотруднику под отчёт
всё, на что он потратил эти деньги (или не потратил, а может вообще перерасход был)
к этой форме прилагаются оправдательные документы (чеки, накладные, акты, билеты...)

Вот вам пример формы АО-1:

Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).

Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ "Авансовый отчет":

Пробежимся вкратце по его закладкам: